ByznysWiki

Mai puțin de jumătate dintre companii consideră importantă implementarea unui proces de management de proiect. Cu toate acestea, statisticile sunt următoarele:

• 67% – Volumul de proiecte ce eșuează atunci când companiile nu acordă atenție managementului proiectelor.

• 11% – Volumul de resurse irosite atunci când companiile urmează procedee inutile, asociate cu un management al proiectelor necorespunzător.
• 37% – Volumul de proiecte care nu își ating finalitatea, pentru că obiectivele nu au fost clar definite.

Dar destul despre cifre – știi cum să te asiguri că proiectul tău nu se încadrează în aceste statistici? Te invităm să acorzi puțină atenție acestui ghid dedicat managementului proiectelor. Câteva minute de lectură merită pentru a evita eșecul unui proiect, nu crezi? 🙂

Ce este managementul de proiect?

În esență, management de proiect (în engleză: Project Management) înseamnă planificarea pașilor, care duc de la ideea inițială până la evaluarea finală a proiectului. Scopul managementului de proiect este de a executa cu succes un proiect. Astfel, sunt definite o serie de acțiuni importante, pentru fiecare fază a proiectului – de la stadiul de planificare, de implementare, până la cel de adoptare a unor măsuri care să garanteze finalizarea cu succes.

Să spunem că ai o idee grozavă pentru un proiect și că vrei să o duci până la capăt. Ce urmează? Pas cu pas, mai întâi trebuie să:

• definești scopul proiectului (ce dorești să realizezi și de ce – de exemplu, un nou design pentru site-ul web, care să-ți genereze mai mult trafic),
• definești obiectivul proiectului (un rezultat măsurabil după finalizarea proiectului – de exemplu, cu 30% mai mult trafic către site-ul tău, în 6 luni),
• identifici metodele și procedeele de management de proiect, adecvate tipului tău de proiect,
• îți aduni o echipă, condusă de un manager de proiect,
• planifici un timeline al proiectului (până când îți propui atingerea obiectivului – termene limită pentru sarcini, etape majore și finalizarea proiectului),
• atribui sarcini membrilor echipei (astfel încât fiecare să știe ce are de făcut),
• stabilești un buget (în faza de inițiere prin estimare, în faza de planificare prin calcul),
• planifici comunicarea în cadrul echipei (cât de des, online sau offline, etc.),
• determini care sunt posibilele riscuri ale proiectului (de exemplu, printr-o analiză SWOT).

Bine, dar cum poți, în practică, să urmezi toți acești pași? 👇

De ce să implementezi un software de management de proiect în compania ta

…Sigur, se pot face toate în Excel-uri, e-mailuri și flipchart-uri…

…dar nu e cea mai practică variantă. Cu o aplicație de management al proiectelor, îți poți organiza munca cu mult mai eficient; Îți va permite să atribui sarcini, să comunici cu echipa (inclusiv cu freelanceri și alți parteneri de business), să monitorizezi bugetul și termenele limită sau chiar să pontezi timp alocat sarcinilor și întregului proiect.

Avantajul este că ai oricând vizibilitate privind evoluția proiectului și că astfel poți interveni acolo unde lucrurile stagnează. Știi exact cine lucrează la ce anume, cât timp le-a luat și ce impact a avut asupra bugetului. Așadar, gata cu meeting-urile inutile și cu informații rătăcite prin diverse foldere! 🥳

Cum crește eficiența echipei un management de proiect bine realizat

Statisticile prezentate la începutul acestui articol au arătat clar că nu ar trebui să subestimezi importanța managementul de proiect. Mai mult, atunci când este bine implementat, cu un manager de proiect capabil:

1. Ai mai multe șanse să finalizezi proiectul cu succes.
2. Economisești timp și costuri. (Mulțumită unor termene limită și bugete bine planificate.)
3. Comunici eficient, rapid și clar cu întreaga echipă.
4. Înțelegi riscurile proiectului și poți interveni în timp util.
5. Este mai probabil ca proiectul să devină profitabil.
6. Ai mereu o perspectivă de ansamblu asupra stadiului proiectului.

 

Când lucrurile nu merg conform planului…

Este ceva normal și ar trebui să fii pregătit pentru asta. Lucrurile nu merg întotdeauna conform planului. Și din moment ce zilnic te confrunți cu diverse provocări și probleme neașteptate, acest lucru este valabil și atunci când vine vorba de managementul proiectelor. Și totuși ce poți face? Recomandarea noastră este adoptarea metodologiei Agile, care invită flexibilitatea în gestionarea oricărui proiect – elaborezi strategii pe măsură ce înaintezi în proiect și nu ții cu dinții de planificări mai vechi de un an.

Viitorul managementului de proiect: cum să te pregătești pentru schimbările tehnologice și societale

Tehnologia, economia și societatea evoluează într-un ritm din ce în ce mai alert, iar acest lucru va afecta un domeniu precum managementul proiectelor. (De fapt, managementul de proiect a evoluat treptat, devenind o disciplină universitară de sine stătătoare.) Potrivit Forbes, managementul de proiect se va schimba în viitorul apropiat, în principal, în următoarele moduri:

• Metodologia agilă va deveni un lucru obișnuit: companiile care se pot adapta la evoluții rapide au un mare avantaj. Îți poate perturba bugetul o tulburare economică neașteptată? Va trebui să-ți ajustezi calendarul proiectului din cauza schimbărilor societale? Dacă da, atunci gestionează-ți proiectul cu o abordare agilă, astfel încât să te poți plia pe schimbările ce pot interveni.
• Inteligența artificială va domina – 85% dintre directorii executivi din întreaga lume cred că AI-ul va avea un impact semnificativ asupra afacerilor, în următorii ani. Pe de altă parte, nu este simplu să integrezi noi tehnologii în companie – este o provocare cu atât mai mare pentru managerii de proiect. Însă, cu o înțelegere de bază a roboticii, științei datelor și a altor domenii ale inteligenței artificiale, vei avea întotdeauna un mare avantaj la nivel de business. 🙂
• Mai mult accent pe soft skill-urile managerilor de proiect : potrivit Forbes, empatia este una dintre calitățile cele mai importante ale unui lider de echipă. Acesta ar trebui să fie în mod autentic preocupat de bunăstarea membrilor echipei sale – de ceea ce simt ei și de cum problemele personale le pot afecta productivitatea, motivația. 

În concluzie – Cum știi dacă ai implementat corect un management de proiect? Simplu – prin finalizarea cu succes a unui proiect, ceea ce presupune că acesta:

• și-a atins, în mod măsurabil, obiectivele,
• nu a depășit bugetul,
• a respectat termenele limită setate,
• a eliminat potențialele riscuri,
• a folosit eficient toate resursele,
• are un impact pozitiv asupra societății.

 

Se știe deja că din greșeli se învață. Totuși, ca să fii pregătit, am compilat o listă a celor mai frecvente greșeli care pot cauza „naufragiul” întregului proiect. În medie, 21% dintre proiectele care eșuează nu au proceduri de management bine stabilite. Nu-i așa că ai prefera ca proiectele tale să nu facă parte din această marjă…?🙅🏻‍♂️

1. Un manager de proiect prea ocupat și căruia îi lipsește empatia

Mai mult de jumătate dintre managerii de proiect tind să lucreze la două până la cinci proiecte simultan, iar 15% dintre manageri manevrează chiar și mai mult de 10 proiecte în același timp. Dar asta nu este la fel de important ca întrebarea: cât de solicitante sunt proiectele și dacă au capacitatea de a le gestiona? Am fost cu toții în această situație – amânând sarcini și evitând inboxul plin de mesaje.

Cu toate acestea, atunci când un manager de proiect este prins în toate, poate trage în jos derularea întregului proiect. O sarcină se bazează pe alta, managerul se confruntă cu o avalanșă de taskuri și e de negăsit. În consecință, nici tu nu îți poți duce sarcinile până la capăt.

Și acum, să trecem la a doua caracteristică esențială a managerilor de proiect de top – empatia și skill-urile soft. La ora actuală, nu mai este la fel de căutat un manager al cărui obiectiv principal este să ducă la bun sfârșit treaba, fără a fi interesat și de bunăstarea angajaților. Când unui lider nu îi pasă de echipa sa, motivația echipei începe să scadă.

Cum poți să eviți o astfel de situație? Începe prin a alege cu atenție managerul de proiect potrivit. Se înțelege cu echipa? Poate să aloce suficient timp pentru proiectele sale? Continuă cu evaluarea nevoilor managerului de proiect – îi poți pune la dispoziție toate resursele necesare pentru buna gestionare a proiectului? I-ar fi de folos un asistent? Crezi că îi vei delega un volum corect de proiecte?

2. Absența unui instrument adecvat de management de proiect

Un fișier Excel plin de culori, comentarii, întrebări numerotate și răspunsuri – acesta ar putea fi un exemplu ilustrativ de management haotic al proiectelor. Din păcate, doar 1 din 4 companii utilizează software adecvat pentru managementul proiectelor. Dar odată ce echipa ta adoptă un astfel de software în activitățile de zi cu zi, îi va ajunge să-i înțeleagă cu adevărat importanța.

Cum poți să eviți o gestionare haotică a proiectelor? Iată o soluție cu adevărat simplă – integrează în fluxul de muncă al companiei tale un instrument de management de proiect, care te va scuti de risipele de timp, bani și energie.

3. Eșecul în adoptarea unui software de management de proiect

Creierului uman nu-i place schimbarea, așa că îi rezistă oarecum în mod natural. De aceea, introducerea unei aplicații de organizare a muncii pentru întreaga echipă poate fi o provocare, cu atât mai mult dacă managementul o face în grabă și haotic. Ca lider de echipă, consideri că faci următoarele greșeli?

• Nu explici de ce are loc schimbarea și cum va ajuta.

• Nu le arăți membrilor echipei cum funcționează platforma (de exemplu, prin webinare sau traininguri).

• Nu le oferi un exemplu celorlalți, utilizând zilnic software-ul ales.

• Alegi un software prea complicat, cu care tu te descurci, însă nu și ceilalți.

Cum poți să eviți aceste greșeli? Informează și comunică! Oferă-i echipei tale motive suficiente pentru care are loc schimbarea și cum vor beneficia atât echipa, cât și întreaga companie, de pe urma acestei schimbări.

4. Un buget de proiect prost planificat

Iată câteva date, pentru început:

• Doar 43% dintre companii își încheie proiectele în limita bugetului stabilit.

• Când un proiect nu își atinge obiectivele, se pierde o treime din buget.

Un număr mare de companii nu își urmăresc deloc bugetul. Este adevărat că atunci când nu ai un buget, nu îl poți depăși niciodată. Dar chiar dispui de resurse nelimitate, încât să nu conteze suma de bani cheltuită?

Cum poți să eviți o astfel de situație? Setează un buget realist, în conformitate cu situația economică actuală a pieței. În acest sens, o aplicație de management de proiect te poate ajuta, oferindu-ți o imagine de ansamblu a tuturor costurilor implicate.

5. Delegări necorespunzătoare de sarcini

Desigur, de ce nu – atribuie sarcina unui coleg. Dar fă-o în mod corespunzător!

Sarcinile nu ar trebui să fie prea vagi, dar nici nu ar trebui să conțină o grămadă de detalii inutile. Ia în considerare dacă este realist ca un coleg să rezolve toate sarcinile atribuite la timp. Nu poate fi de folos echipei dacă unul dintre membrii săi este suprasolicitat.

Cel mai important lucru este atribuirea corectă a sarcinilor.

„Înainte să începem să folosim Freelo în compania noastră, se întâmpla deseori ca un e-mail, trimis mai multor persoane din echipă, să fie înțeles greșit. Cu toții erau pasivi crezând că altcineva se ocupă de sarcina din e-mail. Atribuind în mod transparent sarcina unei anumite persoane în Freelo, confuziile de acest fel pot fi evitate.”

Jakub Kofron, Fondator Beneficio Media (întregul studiu de caz aici)

Iată un exemplu de delegare necorespunzătoare:

Ce se întâmplă când Frank atribuie o sarcină într-un mod atât de dezordonat?

• Martin va fi nevoit să citească mesajul de cel puțin două ori pentru a înțelege ce îi solicită Frank.
• Mai apoi, el însuși va trebui să trebuie să creeze această sarcină (prerabil, într-o aplicație dedicată), cu toate detaliile necesare, ceea ce îl va costa timp.
• În caz de nelămuriri (cât de lung să fie articolul, ce fel de grafică etc.), va urma un schimb de mesaje între Frank și Martin, care le va încetini ambilor munca.
• Este foarte probabil ca Martin să uite ceva.

Un exemplu de atribuire corectă a sarcinilor

Atribuirea sarcinilor ar trebui să includă:

• Un rezolvator
• Sarcina principală (rezultatul așteptat și detalii suplimentare)
• Subsarcini
• Termene limită

Cum sa eviți atribuirile incorecte? Atribuie sarcini în mod transparent și, în același timp, întreabă-te: „Dacă ar fi să lucrez singur la această sarcină, aș fi capabil să o fac la timp?”. Ai așteptări realiste cu privire la termenele limită și la sfera sarcinilor. Nu pune cu neglijență atribuții pe seama colegilor. Gândește-te și la structura sarcinii – ar fi o idee bună să o împărțiți în subsarcini? Pentru a urmări task-urile finalizate, utilizează diagrama Gantt sau un software de management al proiectelor.

„Dacă vrei ceva făcut cum trebuie, atunci fă-o tu singur”

Știi vorba aia…O problemă comună pentru lideri și managerii de proiect este delegarea muncii lor altora, deoarece aceștia cred că ei o fac cel mai bine și nu le face plăcere să o încredințeze altcuiva.

De ce delegarea muncii este mai mult decât necesară:

• Obții timp pentru chestiuni mai importante (gestionarea companiei, activități de business și strategie).

• Demonstrezi încredere angajaților tăi (sentimente care consolidează echipa și care, în consecință pot contribui la creșterea companiei).

• Nu te extenuezi (chiar și cel mai dedicat șef sau manager de proiect nu poate funcționa pe termen lung, în condiții de stres).

Ca să recapitulăm – nu oferi angajatului doar o simplă sarcină, ci și toată responsabilitatea care vine cu ea. Ai încredere în el. Chiar dacă îți greu să te încrezi, amintește-ți că datorită delegării muncii îți vei putea concentra atenția asupra lucrurilor mai importante.

7. Comunicare defectuoasă în cadrul echipei

În primul rând, cum veți comunica în echipă? Ce canale veți folosi?

În al doilea rând, cât de des vei ține întâlniri și ce metode de meeting veți alege?

Pare atât de ușor – pur și simplu comunicați. Însă, în realitate multe companii nu se descurcă la acest capitol. Comunicarea defectuoasă poate provoca haos, întârzieri inutile și amânarea altor proiecte.

Cum poți evita comunicarea defectuoasă? Definește mediul pe care îl vei folosi pentru a atribui munca și pentru a comunica. Folosim Freelo pentru managementul proiectelor și comunicarea asincronă. Pe de altă parte, Slack este un instrument excelent pentru comunicarea instantanee. De asemenea, ar trebui să păstrezi un set de reguli clare. Îți recomandăm sprinturi regulate și întâlniri individuale cu membrii echipei.

8. Roluri și competențe neclare, în cadrul proiectelor

Cine este superiorul meu și de cine sunt eu responsabil la rândul meu? Aceste întrebări ar trebui clarificate înainte de inițializarea oricărui proiect. Fiecare membru al echipei ar trebui să știe cu cine poate să se consulte și de la cine este important să obțină feedback. O problemă poate apărea dacă sunt numeroși responsabili. În acest caz, fiecare superior ar trebui să aibă grijă de propriul departament, iar angajații ar trebui să știe la ce persoană pot să apeleze.

Așadar, ce e de făcut? Distribuie în mod clar rolurile în cadrul echipei, încă de la începutul planificării proiectului. Fiecare trebuie să știe de ce este responsabil și cu cine să se consulte. Creează modele de competențe pentru rolurile din echipă, astfel încât să nu existe confuzii privind distribuția muncii pentru fiecare membru.

Să o luăm de exemplu pe Dorota, un reprezentant al serviciului pentru clienți, la Freelo.

• Activități principale

• • Asistență prin telefon, chat și e-mail: 40% din timp

• • Testarea noilor funcții și erori: 10% din timp

• • Gestionarea rețelelor sociale: 20% din timp

• • Apeluri active: 10% din timp

• • Gestionarea conturilor utilizatorilor + pregătirea documentelor contabile: 5% din timp

• • Consultări online: 3% din timp

• • Webinare: 3% din timp

• Activități secundare

• • Adăugarea de postări la secțiunea de Ajutor, pregătirea șabloanelor: 5% din timp

• • Editarea podcasturilor: 2% din timp

• • Găsirea unui nou membru al echipajului: 2% din timp

• Colegi de echipă

• • Catia, căpitan al serviciului pentru clienți

• • Tereza, reprezentant al serviciului pentru clienți

• Subordonați direcți

• • Niciunul

• Superiori direcți

• • Vladimir, căpitan al departamentului de marketing

• • Honza, căpitan al vasului Freelo

• • Karlos, căpitan al vasului Freelo

• • Borki, căpitan al vasului Freelo

• KPI (Indicatori de performanță)

• • Numărul de noi utilizatori plătitori

• • Rata de abandon

• • Numărul de urmăritori/like-uri pe rețelele sociale

• Raportări

• • Dorota ne oferă zilnic, pe Slack, un rezumat al task-urilor ei pe ziua respectivă.

• • În fiecare zi de luni a săptămânii, Dorota creează un sprint care rezumă munca din săptămâna precedentă.

• • Organizează webinare, în fiecare a treia miercuri.

9. (In)capacitatea de a finaliza proiectul la timp

Nu întotdeauna merită să duci un proiect până la capăt și poate fi destul de greu de acceptat acest lucru.

„Uneori este dificil să convingi conducerea că cel mai bine este să oprești derularea proiectului. Deși întreaga echipă știe că proiectul și-a pierdut sensul, conducerea poate ține cu dinții de finalizarea sa.”, spune Jiri Kratky – lector, project manager și director general al PM Consulting.

Un bun exemplu de proiect care nu ar fi trebuit finalizat este cel al Crystal Pepsi – o ediție limitată lansată de PepsiCo, la începutul anilor 1990. Faptul că băutura incoloră nu avea gust veritabil de Pepsi i-a fost adus la cunoștință lui David Novak, pe atunci COO la PepsiCo, chiar de către îmbuteliatori. În decurs de doar un an, Crystal Pepsi a dispărut de pe rafturi din cauza vânzărilor scăzute. Dar Novak a învățat din acest eșec: „Am ajuns la concluzia că atunci când oamenii ridică probleme, e bine să iei în vedere că s-ar putea ca aceștia să aibă dreptate!”.

Cum poți să eviți o astfel de situație? Este important să recunoaștem deschis că încetarea derulării unui proiect este cea mai bună soluție posibilă, așa încât compania să nu mai irosească din resurse. Învață din greșelile făcute în timpul managementului de proiect.

„Încearcă să afli împreună cu echipa ce ați învățat în cadrul proiectului și ce ați putea aplica proiectelor viitoare”,

sfătuiește Jiri Kratky – lector, manager de proiect și director al PM Consulting.

10. Finalizarea proiectului fără evaluare, fără mulțumiri și fără a fi sărbătorită

Ura, ați finalizat cu succes proiectul, ați predat livrabilele aprobate, ați încheiat toate procedurile administrative și… înainte rapid către un nou proiect?! Aceasta este exact greșeala pe care nu ar trebui să o faci în faza de încheiere a proiectului. La urma urmei, ai dedicat timpul, efortul și energia ta și ale echipei tale proiectului, așa că nu poți să mergi mai departe fără să consemnezi acest succes.

Ce e de făcut? Un proiect de succes trebuie sărbătorit așa cum se cuvine, cu mulțumiri către toți participanții.

„Chiar dacă vin din urmă noi și noi responsabilități, merită să acorzi un moment, la sfârșitul proiectului, pentru a-i mulțumi echipei și a-i lăuda pentru munca depusă. E un gest simbolic, care nu te costă nimic și care poate impacta motivația echipei pe viitor”, spune Jiri Kratky.

Recomandare de încheiere

Orice ar fi, învață din greșeli. Proiectele tale nu s-au derulat cu brio? Nu te-ai încadrat în buget, nu ai respectat termenul limită, nu ai stabilit reguli eficiente pentru comunicarea în echipă? Fă-ți întotdeauna timp pentru a afla cauza și nu repeta greșeala în următorul tău proiect. În cele din urmă, eșecul te poate ajuta să perseverezi.

 

Aproximativ 70% dintre proiecte nu sunt finalizate la timp, bugetul este rapid epuizat sau rezultatul nu este cel preconizat inițial. Vorbim aici de multă risipă de energie, timp și bani. Managementul proiectelor nu e o mare filozofie. E suficient să respecți anumite principii simple și stabilești câteva reguli importante pentru echipa ta. În acest sens te vor ajuta articolul de față, cât și checklistul de la final. ✅

1. Dă start proiectului!

După cum spune o veche zicală chinezească: Chiar și cea mai lungă călătorie începe cu un prim pas. Așa că nu-ți face griji și pornește la drum!

Etapele esențiale ale unui proiect de succes sunt începutul, planificarea, execuția și finalizarea. De fapt, începutul (calea de la idee și analiză, până la stabilirea obiectivelor și brief al proiectului) formează o treime din succesul întregului proiect, așa că nu căuta puncte de cotitură. ☝️

Cum creăm un brief de proiect? Simplu – răspunzând la următoarele întrebări:

• De ce demarăm proiectul (care este obiectivul măsurabil)?
• Unde duce proiectul (care este scopul/rezultat scontat)?
• Până când ar trebui ca obiectivul să fie îndeplinit? – o estimare
• Care sunt resursele (financiare) de care dispui? – o estimare
• Cine va gestiona proiectul și cum va fi structurată echipa?

Ce se adesea omite în faza de început (sau de inițiere)? 👇

1. A) Clarifică așteptările încă de la început

Atât contractorul, cât și echipa de proiect ar trebui să fie pe aceeași pagină în ceea ce privește rezultatul proiectului. Dacă nu sunt, toată energia, timpul și banii investiți se pot irosi ineficient. Criteriile SMART, care spun că obiectivele ar trebui să fie măsurabile, concrete, accesibile, relevante și limitate în timp, pot ajuta la obținerea unui brief clar și la stabilirea obiectivelor.

B) Nu te pierde în planificarea bugetului sau a altor detalii

A schedule or budget is set in the initiation phase by estimate. You will deal with exact numbers and dates in the second phase of project management: Planning. Focus mainly on the specific brief in the beginning – what you want to achieve, what all you will have to do to get there, what is the objective and point of the project.

Timeline-ul proiectului și bugetul sunt stabilite în faza de început, prin estimare. Te vei ocupa de cifre și date exacte în a doua fază a managementului de proiect: Planificarea. La început, concentrează-te în principal pe brief – care este obiectivul și scopul proiectului și ce presupune atingerea lor.

💡 Scop vs obiectiv

Scop = Actualizarea website-ului unui magazin online, cu opțiuni și grafică noi.

Obiectiv = Creșterea, în decurs de 6 luni, a traficului cu 50% și a comenzilor cu 20%, comparativ cu anul precedent actualizării website-ului. 

C) Alege metoda potrivită de management de proiect

 

Știi cum vei gestiona proiectul și echipa, cum vei atribui sarcini, cum vei reacționa la schimbări și cum vei comunica cu clientul? Clarifică toate aceste aspecte încă din etapa de inițiere. Cum rămâne cu managementul agil, care favorizează conturarea proiectului pe parcursul derulării sale (de exemplu, crearea unui nou software sau a unui site web)? Sau este metoda waterfall, în care toți pașii sunt planificați cu strictețe (de obicei folosită în proiecte de construcție), mai potrivită pentru proiectul tău? Nu îți este prea clar? Atunci continuă să citești acest articol, în al doilea capitol vei găsi și mai multe informații practice. 🙂

2. Personalizează modul în care gestionezi proiectul

La ora actuală, în aproape jumătate din cazuri, managerii de proiect nu urmează cu strictețe o singură metodă de management de proiect, ci combină diferite metode pentru a le adapta la proiectul lor, la clienți și la întreaga echipă. În principiu, managerii de proiect tind să oscileze între metoda waterfall sau metoda agilă. Hai să vedem care sunt diferențele majore între cele două!

Avantajele și dezavantajele metodei agile

AVANTAJE	DEZAVANTAJE
Flexibilitate și receptivitate la schimbare	Imprevizibilitate – durata, bugetul și rezultatele proiectului nu sunt complet sigure
Echipa dispune de „spațiu” pentru găsirea unor soluții creative la probleme	Necesită o echipă anume de oameni, greu de înlocuit în caz de absență
Proiectul este actualizat pe măsură ce progresează și clientul este implicat în toate fazele	Planurile neclare pot fi o problemă pentru managerii de proiect începători sau fără o experiență îndelungată
Rată de succes a proiectului mai mare, din punct de vedere statistic	Este necesară o comunicare foarte bună în cadrul echipei, altfel nu va funcționa
Erorile sunt detectate din timp, datorită sprinturilor regulate (informații rapide)	Din cauza complexității coordonării, nu este potrivit pentru proiecte mari, cu mai multe echipe implicate

 

Avantajele și dezavantajele metodei waterfall

 

AVANTAJE	DEZAVANTAJE
Planuri detaliate ale tuturor părților proiectului (termene limită, costuri, obiective, livrabile) – mai mult control în derularea proiectului	Inflexibil – termenele limită stricte nu lasă mult loc pentru modificări pe parcurs
Așteptări clar specificate – clientul știe exact ce va obține și nu trebuie să intervină în timpul procesului	Dacă nevoile clientului se schimbă, este dificil să te adaptezi
Roluri și responsabilități bine definite	Testarea și detectarea erorilor se efectuează doar la finalul proiectului
Poate gestiona proiecte mari, cu cerințe specifice	Proiectul are mai multe șanse de eșec, din punct de vedere statistic

 

📊 Statistică: Cercetările arată că proiectele agile au de 3 ori mai multe șanse de a reuși, în timp ce proiectele waterfall au șanse de două ori mai mari să eșueze.

Metodele Waterfall vs. Agile: Cum îți vei gestiona proiectul?

Deși știi deja care sunt suișurile și coborâșurile, ți-am pregătit încă un ghid care te poate ajuta să te decizi pentru metoda potrivită ție.👇

Mai multe metodologii care să te ajute să-ți gestionezi proiectul ca un profesionist

Nu e necesar să te limitezi la metodele agile și waterfall. Ai și opțiunea de a combina diferite practici de management de proiect. Vezi mai jos care sunt cele mai comune astfel de practici. 👇

• Scrum = Metodologie agilă, care pune accent pe comunicarea transparentă în cadrul echipei și față de client, feedback frecvent și sprinturi regulate (evaluare continuă a proiectului). Este mai potrivit pentru echipe mai mici și proiecte în care livrabilele nu au fost încă setate.
• Kanban = Tablou de bord (online) care afișează sarcinile pe coloane. În general, îmbunătățește fluxul de lucru, accelerează procesul de rezolvare a sarcinilor și ține evidența activităților. De asemenea, este potrivit (spre deosebire de scrum) pentru echipe mai mari.
• Lean = O metodă cu scopul este de a satisface cât mai mult posibil cerințele clienților și de a minimiza risipa de resurse. De aici și așa-numita metodă lean – oferirea unui produs de calitate, cu un consum minim al resurselor. Practicile lean sunt potrivite pentru proiecte, de la marketing și vânzări, până la dezvoltarea de software.
• PRINCE2 = O metodologie creată de designeri și manageri experimentați. Presupune împărțirea proiectului în părți logice mai mici și urmărirea graduală a progresului. Acest lucru îți permite să detectezi din timp erorile și să ții totul sub control. Utilizează aceste principii în echipe mai mici și mai mari, din diferite domenii de activitate.

3. Implementarea unui software de management de proiect

Nu este o coincidență că 77% dintre proiectele de succes folosesc un instrument dedicat de management de proiect. Iată mai multe motive pentru a folosi un astfel de instrument:

• știi cine a lucrat la ce anume și cât timp i-a luat,
• ai o imagine de ansamblu asupra bugetului cheltuit, pentru o anumită sarcină sau pentru un membru al echipei,
• fiecare sarcină are un termen limită,
• ai toate notițele (de la întruniri, de exemplu), disponibile chiar pe proiect,
• utilizarea de procedee și șabloane prestabilite îți economisesc timp,
• poți delega cu ușurință munca,
• aplicația este disponibilă oriunde pe desktop și mobil,
• automatizează procesele și diferiți pași în managementul proiectelor,
• poți lucra eficient cu echipa ta de la distanță,
• sarcinile repetitive te scutesc de multe clicuri,
• poți folosi vizualizările Kanban și îți poți menține activitățile organizate,
• poți seta un memento pentru o sarcină, atunci când nu ai pe loc timp pentru ea.

Așadar, de ce să-ți complici munca cu spreadsheet-uri Excel, notițe prin diverse flipchart-uri și un schimb nesfârșit de e-mailuri, când ai la opțiuni cu mult mai eficiente?

Un astfel de instrument îți va câștiga mult timp. De exemplu, cu Freelo economisești în medie 30 de minute zilnic, ceea ce la o echipă de zece însumează un total de 100 de ore economisite lunar. 🙂

4. Alege transparența în cadrul echipei

Secretul succesului constă în deschidere și onestitate. Acest lucru este la fel de adevărat în relațiile personale, precum și în cele de lucru. Ecuația este simplă: încredere și transparență bine construite = o echipă motivată și șanse mai mari de reușită pentru proiect.

📊 Statistici: De ce ar trebui să favorizezi o comunicare deschisă în echipa ta?

• 70% dintre angajați se declară mai pasionați de munca lor atunci când managementul comunică deschis cu ei
• 50% dintre angajați consideră că nu există transparență în organizația pentru care lucrează și că, prin urmare, organizația este ineficientă
• 46% dintre angajați spun că lipsa unei comunicări transparente din partea conducerii îi determină să caute un nou loc de muncă

TEST: Este echipa ta suficient de transparentă? 1. Comunicați deschis în cadrul echipei despre tot ceea ce are legătură cu proiectul în sine și împărtășiți împreună toate informațiile, inclusiv pe cele importante? DA NU 2. Aveți întâlniri regulate de echipă, în care oricine poate contribui cu ideile și cunoștințele sale? DA NU 3. Utilizezi un instrument de management de proiect care permite tuturor să țină evidența sarcinilor și oferă o perspectivă de ansamblu a progresului întregului proiect? DA NU 4. Organizezi team building pentru a consolida relațiile colegiale din cadrul echipei? DA NU 5. Le pui destule întrebări colegilor tăi despre cum se simt în echipă, cum lucrează și despre ce ați putea împreună îmbunătăți (eventual în întâlniri 1-la-1)? DA NU

Ai răspuns DA la majoritatea întrebărilor? Atunci înseamnă că faci o treabă bună, continuă tot așa! 🥳 Și nu uita de avantajele ce le poți obține atunci când există transparență în organizație:

• Rezultate mai bune – membrii echipei se simt direct implicați în dezvoltarea proiectului, ceea ce îi face mai motivați și mai responsabili în îndeplinirea sarcinilor,
• Atmosferă de echipă – când nu există zvonuri și secrete, te simți confortabil în echipă și lucrezi mai bine,
• Comunicare onestă – angajaților nu le este frică să-și admită greșelile, să spună ce le convine sau nu le convine, astfel încât să nu existe probleme nerezolvate în echipă,

• Colaborare armonioasă – fiecare angajat poate veni cu o idee interesantă, care va duce proiectul mai departe.

Cum să ai o comunicare transparentă în cadrul echipei

• Fii sincer și nu ascunde nimic

Dezvăluie echipei tale rezultatele în cifre, arată-le cum se merge compania și proiectul în sine. Comunică deschis. Nu fă presupuneri inutile care ar putea submina întreaga echipă.

• Pune întrebări

Ai fi uimit de discuția care poate fi declanșată în fiecare vineri de întrebarea „Cum ți-a mers săptămâna aceasta?”. Încurajează-ți echipa să-și exprime sentimentele și gândurile. Punând întrebări, vei afla ceea ce colegii tăi adesea nu ți-ar spune din propria inițiativă. În plus, vei arăta că îți pasă de părerea lor.

• Comunică informațiile într-un mod eficient

Comunicarea ineficientă prin e-mail face ca informațiile să se piardă ușor. Cele mai importante informații adesea nu ajung la toți angajații și pot duce la neînțelegeri și alte neplăceri. Soluția? Un instrument de management de proiect, dar sigur că știai deja asta. 🙂

• Oferă și primește feedback

Comunică-le membrilor echipei tale că pot veni oricând la tine atunci când au ceva de zis – este unul dintre cele mai importante aspecte atunci când vine vorba de menținerea unui mediu de lucru sănătos. În acest sent, recomandăm întrunirile regulate 1-la-1, care sunt un prilej pentru a comunica deschis.

• Ai grijă de bunăstarea echipei tale

Organizează în mod regulat sesiuni de team building, mic dejun împreună sau hackathon-uri. La o bere sau o cafea bună, îți vei cunoaște colegii într-un mod cu totul nou, ceea ce va îmbunătăți și comunicarea în cadrul echipei.

• Alege oamenii potriviți pentru echipa ta

De încredere, grijulii și entuziaști – fără astfel de colegi, echipa nu ar funcționa. Urmează-ți intuiția și, pe lângă experiența și expertiza candidatului, ia în vedere dacă persoana s-ar potrivi în mediul vostru de lucru. 

5. Comunică într-un mod prin care să eviți neînțelegerile inutile

În medie, unul din trei proiecte eșuează din cauza unei comunicări defectuoase. O statistică cam descurajatoare, nu-i așa? De aceea, este important să stabilești reguli clare chiar de la început. Ce platformă se va folosi în echipă pentru comunicare și cum se va implementa?

Atribuirea sarcinilor prin e-mail? Sigur există o soluție mai bună…

Prin e-mail, messenger, WhatsApp sau, chiar mai informal, în conversațiile de lângă tonomatul de cafea de pe hol – niciunul dintre aceste contexte nu sunt potrivite pentru delegarea de sarcini. Din fericire, multe echipe (mai mici sau mai mari) au ajuns să înțeleagă că cea mai eficientă gestionarea a sarcinilor se face într-un software dedicat de management de proiect (așa cum am discutat în al treilea punct al acestui articol, de altfel).

Cum să atribui corect o sarcină într-un instrument de management de proiect

O atribuire concisă, clară și la obiect este esențială. Acesta este singurul mod de a evita discuțiile inutil de lungi și neclare, și de a economisi timp.

• treci direct la subiect – sarcina trebuie să fie cât mai concisă posibil, dar să și conțină toate informațiile importante,
• include toate materialele necesare – documente, capturi de ecran, înregistrări video, orice poate ajuta în înțelegerea sarcinii,
• identifică rezolvatorul și termenul limită pentru sarcină – clarifică cine este responsabil pentru sarcină și până când ar trebui finalizată,
• evită să dai tag întregii echipe – menționează în discuție doar colegii implicați în soluționarea sarcinii,
• îndepărtează un coleg dintr-o sarcină, după ce acesta și-a îndeplinit task-ul – nu-l deranja cu mai multe notificări pe care nu are nevoie să le vadă,
• finalizează sarcinile – păstrează o ordine între sarcinile care au fost distribuite și cele care au fost deja finalizate.

Fă distincția între comunicarea imediată și cea asincronă

Noi (și alte 170.000 de echipe din întreaga lume) am descoperit că Slack este o modalitate excelentă de a comunica zilnic – poți implica aici întreaga companie, pentru o comunicare imediată. Însă, pentru situații mai puțin urgente, unde comunicarea poate fi asincronă, sunt utile alte instrumente, mai puțin intruzive (cum ar fi Freelo). 

💡 În medie, pierzi 23 de minute de fiecare dată când cineva te întrerupe cu un mesaj pe Slack, WhatsApp, e-mail sau orice alt canal de comunicare. Prin urmare, limitează comunicarea pe aceste platforme pentru a nu distrage atenția colegilor de la munca lor.

Recomandări pentru cum să utilizezi canalele Slack, bazate pe experiența noastră:

• #egobooster – canal potrivit pentru a-ți lăuda echipa și membrii, și pentru a împărtăși succesele companiei
• #hyperloop – când un client efectuează o plată pentru Freelo, trimitem o notificare pe acest canal
• #status – la sfârșitul fiecărei zile, rezumăm aici task-urile îndeplinite
• #lowerdeck– canal pentru aspecte care nu au legătură cu munca, precum organizarea comună de evenimente și alte lucruri mai mult sau mai puțin urgente

6. Desfășoară întruniri rapide și eficiente, cu echipa

Un sondaj pe care l-am realizat cu 100 de programatori a scos la iveală faptul că un sfert dintre aceștia nu rezonează cu întrunirile repetate, care le consumă mult din timpul de muncă. Potrivit Forbes, până la 70% dintre oameni consideră întâlnirile de muncă neproductive și ineficiente.

„La birou, cel mai mult mă deranjează întâlnirile lungi și inutile și lucrul cu colegii care nu se implică până la capăt”.

Programator din sondajul Freelo

Ce a funcționat bine pentru noi, într-o echipă mică, de până la 20 de angajați?

• Sprinturile

Sprinturile fac parte din modelul scrum și sunt cicluri de lungimi diferite (de obicei 1-4 săptămâni), în timpul cărora o lucrare este planificată, livrată și evaluată.

Propria noastră experiență: la Freelo avem sprinturi săptămânale. Aceasta înseamnă că în fiecare vineri, toți membrii echipei primesc de la managerul de proiect o listă de sarcini ce îi așteaptă în săptămâna următoare. Luni, echipa se reunește, rezumă munca din săptămâna precedentă și se asigură că toată lumea înțelege sarcinile programate. În acest fel, cu toții suntem la curent cu ce avem de rezolvat.

• Retrospective

Retrospectivele – de echipă și individuale – s-au dovedit utile pentru menținerea unor relații de muncă sănătoase.

• Retrospectivă 1 la 1 = odată pe lună, căpitanul (managerul de proiect, liderul de echipă) evaluează, cu fiecare membru în parte, ultimele patru săptămâni de muncă. Este un prilej pentru feedback din ambele părți – adesea ies la iveală aspecte care nu sunt în mod obișnuit comunicate.
• Retrospectivă de echipă = odată la trei luni întreaga echipă se reunește și revizuiește ultimul trimestru. Căpitanul va dezvălui cifre și informații importante despre proiect, pentru transparență și pentru a menține echipa la curent. Fiecare este invitat să scrie pe hârtii verzi lucrurile de care sunt mulțumiți, iar pe hârtiile roșii nemulțumiri și sugestii.

• Notițe din întruniri, atașate proiectului

Notițele pe o tablă pe care o ștergi după o întâlnire, pe o bucată de hârtie care se poate pierde sau într-un document Word pe care nu-l mai găsești atunci când ai cea mai mare nevoie de el, nu dovedesc practicalitate.☝️

Așadar, păstrează-ți toate notițele la un loc. Cum? Preferabil, în același software în care îți gestionezi proiectele.

7. Coordonează o echipă remote, în mod corespunzător

Mai mult de jumătate din echipe lucrează în regim remote și doar 14% lucrează direct din biroul central. Schimbă-te de pijamale, amenajează-ți acasă un spațiu dedicat din care să lucrezi și străduiește-te să-ți creezi o rutină ca și cum ai fi la birou. Cu toții am experimentat deja, mai mult sau mai puțin, home office… Dar cum gestionezi eficient o întreagă echipă atunci când nu sunteți împreună la birou?

Câteva sfaturi practice pentru a lucra eficient împreună, de la distanță

1. începe de la zero – alege oamenii potriviți pentru echipa ta, care pot lucra de la distanță și sunt responsabili,
2. programează întruniri online regulate, pentru a fi la curent cu noutățile,
3. în chat-ul de grup, fiecare membru al echipei rezumă la finalul zilei care au fost task-urile la care a lucrat,
4. utilizează un software de management de proiect, pentru a ține evidența sarcinilor,
5. programează intervale orare pentru echipa ta, în care să fiți cu toții disponibili,
6. ai încredere în echipa ta – și ei învață rutina potrivită la biroul de acasă, transmite-le că ai încredere în ei,
7. acordă atenție rezultatelor membrilor echipei tale, mai degrabă decât timpului petrecut la muncă.

8. Evită perfecționismul în managementul de proiect

Chiar dacă meticulozitatea este considerată un atu, atunci când este aproape exagerată, poate compromite derularea unui proiect. Concentrându-te pe fiecare detaliu mărunt și având așteptări nerealiste, nu faci altceva decât să-ți îngreunezi munca.

Mai bine să termini rapid, decât să perfecționezi la nesfârșit

Dacă aspiri către perfecțiune, nu te vei mulțumi cu niciun rezultat. În schimb, vei petrece ore în șir la un proiect care ar fi putut fi demult finalizat. Practic, dorința de perfecțiune creează ineficiență. 

70% e suficient de bun – nu te bloca încercând să faci perfect restul de 30%, ci mergi mai departe! 🙂

Gândește ca pragmaticul Zuckerberg, nu ca perfecționistul Jobs

Steve Jobs, fondatorul Apple, obișnuia să refuze constant, în restaurante, mâncarea servită – nu se mulțumea până nu era totul perfect. Cât timp a irosit Jobs? Destul de mult! A meritat? Desigur că nu. Mark Zuckerberg, fondatorul Facebook, pe de altă parte, a preferat dintotdeauna așa-zisul Hacker Way. Practic, pentru Zuckerberg, dacă nu produs este deja utilizabil, înseamnă că poate fi lansat pe piață. Finisajele se pot face pe parcurs, învățând treptat din experiență.

„Ideile nu-mi vin niciodată complet formulate. Ele capătă contur doar atunci când încep să le pun în practică.”

Mark Zuckerberg, fondatorul Facebook

9. Evită multitasking-ul, vei obține mai multă productivitate

Ia în vedere ceea ce faci sau gândești în acest moment, în afară de a citi acest articol. Ai un e-mail deschis, un mesaj Messenger necitit, te pregătești pentru o întâlnire, ești pe telefon, îți verifici calendarul… A face mai multe lucruri simultan nu dă roade – poate afecta productivitatea cu până la 40%. Când lucrezi la ceva anume, acordă-i toată atenția ta și nu sări de la un task la altul.

Cum se poate evita multitasking-ul? Timp de o oră, dezactivează notificările pe e-mail, Slack, WhatsApp, Messenger și alte aplicații care perturbă concentrarea. Alocă acest interval de timp pentru a te dedica efectiv unei singure sarcini, fără a te abate de la ea nici măcar pentru un minut.

10. Nu-ți neglija viața personală și sănătatea

🙂Munca nu este totul în viață. Vrei doar să muncești sau vrei să și trăiești bine?

Ce ne ajută pe noi, la Freelo, să ne menținem un echilibru între viața profesională și cea privată?

• regula 8-8-8, adică 8 ore de muncă-distracție-somn,
• convingerea că doar o echipă sănătoasă și suficient de odihnită poate face o treabă bună,
• 3 ore pe săptămână pentru activități sportive în timpul programului de lucru, pentru toți angajații,
• înțelegerea deplină că sănătatea și familia sunt pe primul loc.

Un checklist practic pentru un management optim de proiect

Acum e momentul să pui în practică tot ce ai învățat în acest articol. Checklist-ul de mai jos îți va fi de folos:

Șablon general de management de proiect

= Faza de pre-proiect

Definirea scopurilor și a obiectivelor (metoda SMART)

Clarificarea așteptărilor tuturor părților implicate

Formarea unei echipe de oameni

Alocarea unei perioade de timp pentru finalizarea proiectului

Alocarea unui buget

Stabilirea unui plan de comunicare

– Implementarea unui software de management de proiect

Crearea unui mind map al proiectului

Determinarea metodei adecvate de management de proiect și comunicarea metodei către echipă

Crearea unei analize de oportunitate și risc

– analiză SWOT

= Faza de implementare

Întruniri, sprint-uri (task-uri recurente)

– Crearea de notițe din întruniri

Verificarea continuă a încadrării în timpul alocat (task recurent)

Verificarea continuă a încadrării bugetul alocat (task recurent)

– Înregistrarea costurile reale

Retrospectivă de echipă (task recurent)

Retrospectivă 1-to-1 (task recurent)

Finalizarea oficială a proiectului

– Celebrarea cu echipa

= Faza post-proiect

Evaluarea generală a managementului de proiect

– Respectarea programului

– Respectarea bugetului

– Lucrul în echipă și comunicarea

– Eficacitatea întâlnirilor

Evaluează impactul proiectului asupra companiei

Evaluează dacă proiectul a îndeplinit obiectivele

Revizuire săptămânală pentru a vedea dacă proiectul își îndeplinește obiectivele (task recurent)

Lecțiile învățate și concluziile pentru data viitoare

 

Proiectele nu decurg întotdeauna conform planului. Fiecare manager de proiect știe acest lucru. În plus, mai rar sunt proiectele sunt finalizate și cu brio, și la timp și cu costuri mici. De multe ori ajungi să depășești bugetul alocat, alteori trebuie să suplimentezi cu sarcini noi, sau nu mai reușești să respecți termenul limită.. În astfel de cazuri, sunt necesare compromisuri, dar și clarificarea priorităților: aici triunghiul managementului de proiect îți poate fi de ajutor! 

Hai să vedem care sunt cei trei parametri principali ai unui proiect și care este metoda aplicabilă pentru a pentru a lucra eficient cu aceștia. Află și despre cum triunghiul managementului de proiect (nu) a fost folosit de către creatorii blockbuster-ului Titanic. 🚢

De ce și cum să implementezi triunghiul managementului de proiect

Fiecare proiect are anumite limitări, din punct de vedere al duratei de timp, al domeniului de aplicare și al resurselor – acestea impactează derularea proiectului. În calitate de manager de proiect, este de datoria ta să găsești un echilibru între ele. E suficient să se schimbe doar un singur parametru, încât să le impacteze și pe celelalte două. În mod obișnuit, un proiect intră într-o criză de timp, așa că te vei confrunta cu luarea unei decizii – aloci un buget mai mare sau limitezi din scopul proiectului. Ce vei alegi?

În munca pe care o desfășor, văd adesea situații în care un manager de proiect se concentrează doar asupra unui singur unghi al triunghiului, în detrimentul celorlalte două. De aceea, insist pe importanța coordonării unui proiect, care să ia în vedere toate cele trei aspecte.  

Vratislav Cermak, consultant în productivitate personală și management de proiect

Triunghiul managementului de proiect determină calitatea proiectului, ajută la gestionarea responsabilităților membrilor echipei, dar și a așteptărilor clienților. Încă din etapa de planificare, este recomandat să lămurești următoarele aspecte:

1. Parametri PENTRU CÂND (durata de timp), PENTRU CÂT (resurse financiare, umane), CE ȘI CUM (domeniu de aplicare).
2. Priorități – care dintre acești trei parametri este cel mai important pentru proiect și cum vor fi gestionați dacă sunt necesare modificări.

De exemplu: Dorești să lansezi un nou magazin online. Pornești de la trei întrebări: până când (să fie gata), pentru cât, ce și cum. Există, însă, probabilitatea ca cerințele să se modifice pe parcurs, iar în acest caz va trebui să te adaptezi. Indicat ar fi să înțelegi în prealabil care sunt prioritățile proiectului:

• PERIOADĂ DE TIMP – Vrei să lansezi e-shopul cât mai curând posibil. Atunci va trebui fie să alocii mai multe resurse (mai mulți bani, oameni…), fie să reduci din scop (renunță la unele feature-uri mai puțin importante).
• RESURSE – Vrei ca lansarea să fie cât mai puțin costisitoare și să nu depășești bugetul. Va fi necesar să acorzi mai mult timp echipei, sau să se vizezi rezultate mai modeste. 
• SCOP – Vrei ca site-ul magazinului online să aibă o varietate de feature-uri. Va trebui să extinzi perioada de timp alocată sau să vii cu mai multe resurse.

Cei trei limitatori ai proiectului: timp, scop și resurse

Pentru a lucra eficient cu triplul imperativ al proiectului, ai nevoie de o înțelegere aprofundată a celor trei parametri care determină calitatea unui proiect: timpul, scopul și resursele.

1. SCOPUL (mai multe sarcini = o durată mai lungă de timp sau mai multe resurse)

Ce poți face pentru o desfășurare optimă a proiectului? În primul rând, aplică metoda WBS (Work Breakdown Structure) – presupune împărțirea taskurilor pe grupe cât mai restrânse posibil, ceea ce te va ajuta să pui mai ușor în perspectivă scopul proiectului. În raport cu ceilalți doi parametri, trebuie luată în vedere o proporționalitate directă – cu cât scopul proiectului este mai larg, cu atât vei avea nevoie de mai multe resurse de timp și financiare. Nu în ultimul rând, sugestia noastră e să faci toate acestea în cadrul unui software de project management.

💡 RECOMANDARE: Cum poți aduce mai multe îmbunătățiri proiectului, fără a-l lărgi ca scop? 👉 MVP – Minimum Viable Product, reprezintă produsul/rezultatul în forma sa rudimentară, dar care este deja utilizabil și funcțional. În acest mod, testezi interesul pentru un produs, iar orice alte îmbunătățiri se pot face pe parcurs, pe baza feedback-ului primit de la beneficiari. Dar reține că inclusiv un MVP trebuie să aducă un plus de valoare – deci nu trebuie să fie un produs perfect, dar ar trebui să fie cel puțin inovativ.

2. PERIOADA DE TIMP (timp limitat = mai multe resurse sau un scop mai larg)

Nu e suficient să decizi până când trebuie finalizată fiecare sarcină, ci și cum sunt corelate sarcinile între ele – o regulă esențială ar fi ca o sarcină să nu poată fi finalizată până ce nu a fost soluționată și cea anterioară. Pentru a lucra în acest mod, recomandăm utilizarea diagramei Gantt, pe care se bazează până la 60% dintre managerii de proiect.

Cu opțiunea de Time tracking poți afla ușor dacă unele sarcini se întind pe o durată de timp mai mare decât inițial preconizată. În acest sens, atunci când începi să lucrezi la o sarcină, pornește cronometrul din aplicație – simplu, dintr-un singur clic. Pe baza rapoartelor rezumative, poți vedea apoi cât timp a fost alocat fiecărei sarcini în parte, precum și dacă a fost eficient. 

3. RESURSE (puține resurse = scop limitat sau mai mult resurse de timp necesare)

Acestea includ toate costurile proiectului: de exemplu, pe lângă bugetul propriu-zis, și numărul de oameni din echipă sau echipamentul necesar (mobilier, electronică, software).

Desigur, trebuie să monitorizezi îndeaproape bugetul pe tot parcursul desfășurării proiectului. Acest lucru este ușor de făcut, de exemplu, într-un instrument de project management – setezi un buget pentru întregul proiect sau pentru o listă anume de sarcini, stabilești tariful orar al fiecărui membru al echipei și pontezi în mod onest și corect timpul pe sarcini. Astfel, poți ține evidența fiecărei cheltuieli în curs și poți reacționa instant acolo unde este cazul. Ușor și fără calcule complicate. 👇

Cum se evoluează triplul imperativ al proiectului în era metodelor agile

Convenționalul triplu imperativ al proiectului este încă o parte importantă a oricărui proiect de succes. Dar timpul, resursele și domeniul de aplicare nu sunt singurii parametri care îi determină succesul. Hai să vedem ce alte aspect au impact. 

Aspecte precum:

• Riscuri 👉 De exemplu, depășești bugetul alocat, nu livrezi rezultatul la timp sau un membru al echipei se îmbolnăvește – toate acestea pot afecta fundamental întregul proiect. Cum poți preveni complicațiile? Recomandarea noastră: cu o analiză SWOT.
• Calitate 👉 Știi care sunt așteptările clientului privind calitatea livrabilelor? Ați convenit asupra unei marje de toleranță (de exemplu, atunci când produci o masă de sufragerie ± 1 cm)? În mod obișnuit, managerii de proiect întocmesc un plan de management al calității, pentru astfel de cazuri.
• Beneficii 👉Ce beneficii ar trebui să aducă proiectul companiei? Și acesta este un aspect important care poate impacta derularea proiectului.

Un avantaj semnificativ al managementului agil este focusul pe livrarea de rezultate optime. Acesta este motivul pentru care product owner-ul se implică activ în proiecte și regândește pe parcurs domeniul de aplicare, ajustându-l acolo unde este necesar, pentru a aduce beneficiile scontate.

Vratislav Cermak, consultant în productivitate personală și management de proiect

Prin urmare, trebuie avute în vedere atât la costul proiectului, cât și importanța acestuia – ce contribuție va aduce proiectul societății? Și ce contribuție va aduce afacerii tale?, explică pe scurt Jan Rezac, consultant și web designer.

Cum diferă lucrul cu triplul imperativ în gestionarea proiectelor atunci când vine vorba de metodele mai tradiționale, tip waterfall sau agile?

În proiectele gestionate conform modelului waterfall, scopul este stabilit încă de la început (putem lua exemplul construirii unei case cu patru etaje). Timpul și costurile alocate se ajustează în consecință și trebuie să faci compromisuri pe parcurs – depășește bugetul, extinde proiectul ca durată…Probleme imprevizibile pot apărea oricând.

În cazul proiectelor agile, triunghiul este răsturnat: știi până când trebuie să livrezi rezultatele și care sunt costurile implicate. Scopul proiectului, pe de altă parte, este un parametru care oscilează – îl modifici în funcție de timpul și resursele rămase. 

Cum producătorii filmului Titanicului (nu) au luat în considerare triunghiul managementului de proiect

Extinderea obiectivului, depășirea timpului și a bugetului alocat – sunt toate aspecte pe care creatorii filmului Titanic le-au neglijat. În mod obișnuit, această deviere de la logica triunghiului managementului de proiect, nu dă roade. ☝️ Dar dânșii avut noroc. De la 110 milioane de dolari inițiali (și aceasta era deja o sumă astronomică în 1997), prețul final a ajuns la 200 de milioane de dolari, iar filmul a fost finalizat cu o jumătate de an mai târziu. Totuși, a ajuns să fie primul film din lume, care a încasat peste 2 miliarde de dolari și a câștigat numeroase premii, inclusiv câteva premii Oscar.

În concluzie

Acum știi cum să lucrezi cu magicul Project Management Triangle, îi cunoști foarte bine toți cei trei parametri, așa că nu-ți mai rămâne decât să-l pui în aplicare. Îți va economisi timp, bani și, cu siguranță, te va scuti de o mare parte din stresul pe care-l presupune managementul proiectelor.

Iar dacă nu vrei ca proiectul tău să arate în final astfel…

… folosește cu încredere Freelo. 😉

 

Formarea unei echipe de succes înseamnă mai mult decât găsirea unui grup de oameni cu competențele necesare. Ar trebui să se poată lega prietenii între membrii echipei? Sau ar fi suficient ca echipa să se formeze doar pe criteriul competențelor? Acestea sunt doar câteva dintre întrebările la care vom răspunde în cele ce urmează. Mai mult, vei găsi aici și o serie sfaturi practice, oferite un coach corporativ.

Fără dubiu că succesul unui proiect depinde atât de echipa de proiect, cât și de managerul acesteia.

Cum arată echipa ideală

Dacă credeai că o echipă de succes înseamnă aducerea la un loc a celor mai pricepuți și talentați oameni, ei bine, te-ai înșelat. Cercetările lui Belbin, privind dinamica echipei, au demonstrat că selectarea membrilor acesteia doar pe criterii de competență este una greșită. Dintre cele 8 echipe studiate, echipa Apollo, așa cum a numit el grupul celor mai capabili, s-a clasat de abia pe ultimul loc, ca rată de succes. Belbin și-a repetat experimentul de încă 25 de ori, iar rezultatul a fost întotdeauna același. Google a ajuns la o concluzie similară, atunci când Aristotel a analizat, în cercetarea sa, comportamentul a 200 de diverse echipe.

❓ De ce echipele formate doar din oameni extrem de competenți nu au succes pe termen lung?

• Așa-numitul cult al individului omnipotent – o dorință exagerată de a ieși în evidență și de a avea întotdeauna dreptate – compromite spiritul de echipă,
• există concurență și ascunderea deliberată a informațiilor importante,
• echipele tind să aibă discuții lungi și ineficiente,
• lipsa diversității în personalitatea și atitudinile membrilor,
• echipa preferă să respecte procedurile stabilite și nu este dispusă să facă schimbări majore.

Așadar, cum alcătuiești o echipă cu adevărat de succes? Există o mulțime de teorii și cercetări privind rolul echipei. Unii înclină spre diversitatea echipei, alții spun că nu este un criteriu așa de important. Să le luăm pe rând.

Rockstars sau Superstars? Ghici ce! Ai nevoie de ambii în echipa ta…

.

Așa cum am precizat deja, ai nevoie de ambele tipologii în echipă, iar ambii au nevoie în egală măsură de apreciere și de recunoaștere. De multe ori, cei din leadership tind să-i subestimeze pe Rockstars, tocmai pentru că nu văd la aceștia dorința de a se dezvolta profesional. Însă nu e nimic în neregulă cu Rockstarurile – aceștia se pot afla într-un stadiu al vieții în care dezvoltarea profesională nu este o prioritate, sau, pur și simplu, nu le stă în natură să încerce să se afirme. Oricum ar fi, fără contribuția lor constantă, echipa sau departamentul nu ar face față. Superstarurile, pe de altă parte, aduc un suflu nou echipei, aceștia avansează rapid, dar nici nu stau foarte mult în aceeași companie.

Identifică care membrii din echipa ta sunt Rockstaruri și care sunt Superstaruri – tratează-i pe fiecare ca atare:

• Preocupă-te să-i motivezi, în funcție de tipologia lor: oferă-le Superstarurilor noi provocări și arată-le Rockstarurilor că prețuiești consecvența lor,
• recompensează-i în mod echitabil (financiar, dar și oferindu-le regulat feedback),
• transmite-le Rockstarurilor că nu este nimic în neregulă cu abordarea lor în ceea ce privește dezvoltarea profesională,
• întocmește pentru Superstars un calendar de sarcini și provocări, astfel încât să simtă că există întotdeauna ceva nou de făcut.

Teoria rolurilor într-o echipă: Sunt diferențele de personalitate importante?

Potrivit mai multor teoreticieni, aducerea la un loc a oamenilor, cu diferite personalități și trăsături de caracter, este cheia pentru a crea dinamica potrivită într-o echipă. Cea mai utilizată metodă a fost dezvoltată de Meredith Belbin. După 9 ani de analiză a echipelor de management, a trăsăturilor lor de personalitate și a abilităților de gândire critică, aceasta a definit 9 roluri care ar trebui să fie prezente în orice echipă. Totuși, asta nu înseamnă că o echipă ar trebui să aibă 9 membri, o singură persoană își poate asuma cu ușurință mai multe din aceste roluri.

Știi deja ce roluri sunt prezente în echipa ta? Îți lipsește vreuna dintre următoarele tipologii de personalitate? Încearcă să deliberezi singur 👇 sau susține testul Belbin, împreună cu colegii tăi.

Rolurile într-o echipă, potrivit lui Belbin
Rol	Puncte forte	Puncte slabe
Roluri de thinking-oriented
Inovator	personalitate creativă și imaginativă, poate face față provocărilor	tinde să fie preocupat de propriile gânduri, nu e un team player, își schimb des perspectiva
Evaluator	strateg, găsește ușor soluțiile la probleme, poate gândi în profunzime implicațiile	îi lipsește entuziasmul și dinamismul, nu îi inspiră pe ceilalți
Specialist	un expert dedicat, care oferă expertiză și sfaturi valoroase	se concentrează mai mult pe interesele proprii și mai puțin pe ale întregii echipe, contribuția sa e într-o arie restrânsă
Roluri de people-oriented
Coordonator	lider încrezător și capabil, motivează echipa, îi energizează pe cei din jur și le dezvoltă potențialul	își pot folosi abilitățile pentru a manipula și a delega în mod inutil o parte din munca lor altora
Team player	diplomatic, perspicace și colaborativ, construiește relații și aplanează conflictele	sunt indeciși în situații cheie
Resourcer	extrovertit, entuziast, stabilește legături, descoperă oportunități și este exagerat de optimist	entuziasmul inițial poate dispărea rapid
Roluri de action-oriented
Redresor	Dinamic, orientat către obiective, cheamă la acțiune și poate lucra sub presiune	nu e foarte empatic, predispus la certuri
Implementator	disciplinat, de încredere, conservator, pune în practică ideile	nu este foarte flexibil, reacționează încet la schimbări
Completator	meticulos, conștiincios, respectă termenele limită și depistează orice greșeală	nu-i place să delege munca și tinde să se îngrijoreze excesiv

Dar ce poți să faci atunci când nu e chimie în echipă? În acest sens, ramura științifică numită Socionics poate ajuta. Pe lângă stabilirea altor 16 roluri în echipă, Socionics explică foarte bine și cuprinzător ce îi face pe oameni diferiți și de ce se comportă așa cum o fac. Prin urmare, le este adesea folositoare managerilor și specialiștilor în HR, în procesul de recrutare.

Cum să alegi oamenii potriviți pentru echipa ta

Acum că ai aflat cum ar trebui alcătuită o echipă de succes, hai să vedem și ce luăm în considerare atunci când ne alegem noi colegi. La urma urmei, nu este vorba doar despre ceea ce găsim pe CV-ul unui candidat, ci și despre profilul lor ca oameni.

Selectarea persoanelor potrivite echipei ține de responsabilitatea unui lider. La ora actuală, atenția nu mai cade exclusiv pe experiența candidatului – la fel de important este și ca noul membru să se potrivească în echipă, din punct de vedere al profilului său uman. Iar acesta este un aspect pe care managerul trebuie să-l stabilească în etapa de recrutare.

Andrea Gawron, trainer, evaluator și coach, NeuroLeadership (Specialiști în Brain-Based Coaching)

Bazat pe experiența noastră: Cum să verifici dacă un candidat se va potrivi în echipa ta

Liderii de echipă și specialiștii în resurse umane știu că, pe lângă hard skills, trebuie să selecteze temeinic un candidat și în funcție de abilitățile soft și potrivirea culturală. Mai exact, cum se vor integra în echipă și cum se vor adapta la cultura organizațională a companiei.

Amintește-ți că atunci când selectezi un nou coleg, mingea este la tine în teren – pentru ca un candidat să poată judeca singur dacă se potrivește în cultura organizațională, trebuie mai întâi să-i faci cunoscute principiile după care vă ghidați în cadrul companiei.

Odată ce candidatul e convins că se potrivește culturii organizaționale și rolului în sine, e rândul său să te convingă și el pe tine. Descoperă care sunt cei 3 pași care ne ajută la Freelo să selectăm oamenii potriviți pentru echipa noastră:

1. Un formular, în loc de CV

De obicei, nu poți să-ți dai seama dintr-un simplu CV cum este cu adevărat acel candidat – care sunt preocupările și prioritățile lui în viață. De aceea, ne bazăm recrutarea, deja de câțiva ani, pe un formular, pe care candidatul trebuie să-l completeze. Și putem spune că această metodă chiar funcționează. Datorită formularului…

• poți vedea cu ușurință dacă sunteți pe aceeași pagină cu candidatul și cum se va raporta acesta la postul pe care l-ar ocupa,
• poți afla dacă candidatul este cu adevărat interesat de rol – la urma urmei, este nevoie de ceva timp pentru a completa un formular cu întrebări deschise,
• nu mai pierzi timpul intervievând persoane incompatibile – mergem pe principiul că doar 3 interviuri cu oamenii potriviți sunt preferabile, comparativ cu 100 de interviuri inutile..

2. Sarcină practică 

Al doilea pas pentru candidați este un task, personalizat pentru rolul oferit. Alege cu atenție taskul, care ar trebui să fie o oportunitate pentru candidat de a da ce-i mai bun din el, și nu de a presta o muncă gratuită. Astfel, pe baza taskului vei putea să afli dacă candidatul:

• este responsabil, finalizând sarcina conform termenului convenit,
• va fi meticulos cu munca, pentru că și-a făcut atent „tema”,
• are un limbaj adecvat și o gramatică bună,
• nu se teme să accepte provocări,
• poate lucra independent și poate face față unor sarcini mai dificile.

3. Interviu folosind metoda STAR

După o întâlnire în persoană, ar trebui să ai, în sfârșit, mai multă claritate. Pentru a cunoaște candidatul în profunzime, un interviu de evaluare a conduitei sale va ajuta mult. Este o tehnică bazată pe ideea că, dacă o persoană s-a comportat într-un anumit fel în trecut, este probabil să se comporte la fel și pe viitor. Tehnica în sine are la bază metoda STAR – pui o serie de întrebări candidatului pentru a-i testa modul în care reacționează în anumite situații:

• Situație – Care a fost rolul tău în proiectul anterior?
• Task-uri – Ce sarcini specifice a trebuit să îndeplinești, care a fost scopul?
• Activități – Ce măsuri a trebuit să iei pentru a finaliza sarcinile cu succes?
• Rezultate – Cum a rezultat proiectul? A fost rezultatul obținut diferit de cel așteptat?

Întrebări de interviu ce te vor ajuta să cunoști candidatul în profunzime:

• Poți da exemplu de un moment în care te-ai confruntat cu o situație dificilă și cum ai rezolvat-o?
• Când ai fost cu adevărat mândru de tine și de ce?
• Ai avut vreodată un conflict cu un coleg? Despre ce a fost vorba și cum ai rezolvat conflictul?
• Te-ai aflat vreodată într-o situație în care știai că superiorul tău a greșit? Cum te-ai comportat?
• Care a fost cea mai mare dificultate pentru tine, la primul tău job?
• Ai făcut vreodată parte dintr-o echipă care nu a funcționat? Ai idee în ce consta problema?
• Te-ai aflat vreodată într-o situație în care un client a cerut imposibilul? Cum te-ai descurcat?
• Te-ai confrunt vreodată cu un volum atât de mare muncă, încât să-ți afecteze viața privată? Ce soluții ai găsit?
• Îți stabilești obiective în viața profesională sau în cea privată? Explică cum ai reușit să-ți atingi un anumit obiectiv.

Siguranța psihică ca prioritate nr. 1 a tuturor echipelor de succes

Știai că un sfert din angajați sunt nemulțumiți la locul de muncă? Nu este vorba doar mărimea salariului, așa cum poate te așteptai, ci mai ales de sentimentul de nesiguranță. Iar atunci când un angajat este nemulțumit, întreaga echipă este nemulțumită (și, prin urmare, nu își atinge scopurile). Cercetările efectuate de Aristotel, de la Google, au confirmat că toate echipele de succes au un numitor comun – sentimentul de siguranță.

Andrea Gawron, care lucrează direct cu manageri de top, la NeuroLeadership, menționează câteva dintre greșeli care sunt adesea repetate de lideri și care creează un sentiment de nesiguranță în echipă. Vrei să afli cum poți evita astfel de greșeli? 👇

Prima dintre nevoile de bază ale angajaților este sentimentul de siguranță. Ca lider, dacă nu îndeplinești această nevoie în oameni, rezultatele muncii lor nu vor fi pe măsura așteptărilor tale. Aceștia vor lucra într-o stare de alertă, creierul lor trimițându-le semnale de amenințare, ceea ce îi va împinge să se concentreze asupra emoțiilor negative. Iată câteva exemple care ilustrează felul în care le-ai putea compromite starea de siguranță:

• Îi spui unui angajat la 9 dimineața.: „Vino în biroul meu la orele 14!”. Ce se întâmplă în mintea angajatului pe parcursul celor 5 ore, până la întâlnirea convenită? Începe să-și facă griji. Cel mai probabil nu va da randament până la ora 14, preocupat de ce urmează. Cum altfel poți proceda? Ar putea ajuta să-i oferi mai multe informații – mai exact, să-i explici de ce l-ai invocat în birou.
• Excluderea unui coleg dintr-un meeting, la care, în mod obișnuit, ar fi participat. Poate că ai concluzionat că acesta și-a finalizat deja atribuțiile în proiect și că, prin urmare, participarea sa la meeting nu mai este necesară. Însă angajatul nu știe acest lucru și e posibil că are emoții negative vizavi de excluderea sa din meeting. De aceea, ar fi indicat să-i explici în prealabil decizia ta. 
• Te repezi în biroul unui coleg și îi atribui o sarcină pe care ceri să o rezolve pe loc. Gestul tău denotă că nu îi respecți timpul și că nu îl tratezi de la egal la egal. Cum altfel poți proceda? Programează o întâlnire, conform disponibilității amândurora.
• Îi reproșezi angajatul o greșeală, de față cu întreaga echipă. Acest lucru nu va face decât să-l umilească, să-l facă să se simtă amenințat și să devină defensiv. Dacă angajații au suficientă încredere în tine, atunci aceștia ar trebui să-ți comunice ei singuri dacă au greșit cu ceva.
  Andrea Gawron, trainer, evaluator și coach, NeuroLeadership

Nu implementezi siguranța psihică într-o echipă peste noapte. E un demers de lungă durată. Conform cercetărilor Google, ceea ce a dus la succesul anumitor echipe de proiect a fost:

1. Egalitatea în comunicare = toți cei din echipă se simt la fel de liberi să se exprime
2. Inteligența emoțională = alege pentru echipă acele persoane capabile de înțelegere și compasiune; primul care trebuie să dea dovadă de inteligență emoțională este chiar liderul echipei
3. O bună ascultare și receptivitate  = toată lumea își poate exprima în siguranță opiniile, în orice moment (de exemplu, în sesiuni regulate 1-la-1 cu managerul – sentimentul ar trebui să fie acela cum că sunt cu adevărat ascultați)

Cum știi că persoanele din echipa ta se simt în siguranță, din punct de vedere psihic, la locul de muncă? Iată câteva indicii în acest sens:

• experimentează liber și își asumă riscuri în rezolvarea sarcinilor,
• nu se tem să-și exprime părerile,
• vin cu propriile idei,
• își permit să greșească, fără frică de repercusiuni,
• să încred managerului de proiect, chiar și atunci când vine vorba de o problemă personală,
• au acces la datele și cifrele companiei (transparența îi face pe oameni mai implicați în obținerea succesului proiectului).

Îți dă echipa ta de înțeles că se simte în siguranță sau mai trebuie lucrat la acest capitol? 💪 Să știi că, cu odată soluționat aspectul siguranței, managementul de proiect poate merge strună.

Ce să (nu) faci pentru a fi un bun manager de proiect

Se spune că angajații nu își părăsesc locul de muncă, ci își părăsesc șefii toxici și cultura organizațională defectuoasă a companiei. Și, deși s-ar putea să nu-ți convină, este responsabilitatea liderului să mențină echipa funcțională și fericită. Nu doar prin alegerea de persoane competente pentru echipă, dar și prin consolidarea relațiilor și a încrederii.

Înainte de a încerca să-ți motivezi oamenii din echipă, încetează să mai faci lucrurile care îi exasperează. Ia-ți timp pentru a înțelege care sunt acele lucruri.

Tomas Ervin Dombrovsky, Labor Market Analyst, LMC (source of quote)

1️⃣ Cunoaște-ți oamenii și fructifică-le potențialul

Un lider capabil, trebuie să-și cunoască oamenii pe care-i are sub conducere – care sunt punctele lor forte și potențialul – și să fie capabil să fructifice aceste resurse. Dacă știi că cineva din echipă are inițiativă, motivează-l să inițieze. Un alt membru mai meticulos ar aprecia sarcini cu orientare pe detalii. Prin urmare, gândește rolurile în echipă, astfel încât totul să funcționeze ca un ansamblu.

Andrea Gawron, trainer, evaluator și coach, NeuroLeadership

😉 De aceea, inteligența emoțională și comunicarea eficientă sunt atât de importante. Mai întâi, ascultă-ți colegii și apoi vorbește-le. Răspunde direct la întrebări. Programează cu regularitate sesiuni 1-la-1,  în care să puteți comunica deschis și confidențial. Și nu în ultimul rând, organizează cât de des posibil sesiuni de teambuilding. Când ai băut ultima oară o bere cu colegii sau cât timp a trecut de când nu ați mai luat micul dejun împreună? 😉

2️⃣ Dezvoltați o încredere reciprocă

Încrederea este cel mai important lucru pentru mine, deoarece dacă nu am încredere în echipa mea, ajung să fiu suspicios față de ei și viceversa. Construirea unei relații de încredere și, prin urmare, de deschiderea sunt esențiale, dacă dorești să-ți derulezi cu succes proiectele.

Andrew Hudson, senior project manager (sursa citării)

.

Construirea încrederii este, desigur, un proces de lungă durată. O poți construi, de exemplu, punând chiar tu, proverbial vorbind, cărțile pe masă – altfel zis, fii cât se poate de transparent. Vorbește deschis despre riscurile, succesele și eșecurile proiectului. Dar, de asemenea, nu ezita să ai din când în când și discuții informale cu colegii. Povestește-i echipei despre cum ai petrecut weekendul cu familia sau ce progrese înregistrează copiii tăi la școală. Vor simți, la rândul lor, că se pot deschide față de tine. Iar când stabilești o relație bazată pe încredere, aceasta va impacta semnificativ munca de echipă.

3️⃣ Motivează întreaga echipă și condu prin puterea exemplului

Un manager ar trebui să motiveze oamenii să vină cu propriile idei, să propună soluții la probleme. În același timp, ar trebui să le lărgească orizonturile, să se consulte cu aceștia în toate privințele și să nu atribuie sarcini în mod rigid, ci să le ofere membrilor echipei suficient spațiu pentru a le rezolva în felul lor.

Andrea Gawron, trainer, evaluator și coach, NeuroLeadership

În plus, ar trebui să-i motivezi să se implice cât mai mult. Dar pentru asta, e important să le arăți tu însuți ești dedicat proiectului. De asemenea, este recomandat să-ți păstrezi calmul în situațiile de criză, pentru a transmite echipei că au în spate un lider puternic.

4️⃣ Atribuie sarcini și responsabilități

Văd adesea că unii angajați se adresează managerului cu o problemă, fără să fi încercat mai întâi să o rezolve ei înșiși. O astfel de tendință este dăunătoare liderului, care ajunge „să-și piardă mințile” din cauza micromanagementului. 

Andrea Gawron, trainer, evaluator și coach, NeuroLeadership

Știm că nu e ușor să delegi munca altcuiva, mai ales dacă îți pasă cu adevărat. Totuși, e minunatul sentimentul atunci când membrii echipei ajung să se descurce singuri și tu le poți spune doar: „Dacă aveți nevoie de mine, știți unde să mă găsiți”.Delegarea nu înseamnă doar predarea unei sarcini, ci și oferirea echipei oportunitatea de a învăța și de a simți că deține controlul asupra proiectului.

.

În concluzie…

Poate că uneori îți vine pur și simplu să…

Sau să…

 

…dar nu uita că orice situație are întotdeauna și o soluție – în plus, cu Freelo totul este instant mai ușor. 🙂

 

Știai că proiectele gestionate corespunzător au șanse de succes de 2,5 ori mai mari? Dar cum să gestionezi, în mod practic, un astfel de proiect? 👉 Am chestionat managerii unor companii mici și mari, pentru a afla care sunt 10 dintre probleme cele mai presante de zi cu zi și cum le rezolvă aceștia folosind un instrument de management de proiect, precum Freelo, Asana sau Trello.

Dacă toți din echipă țin pasul unii cu alții, succesul vine de la sine.

Henry Ford

1. Sarcini haotice

De ce sunt prost comunicate cerințele sarcinilor?

Ai delegat o sarcină în mijlocul unei conversații pe hol, iar colegul responsabil nu a finalizat-o conform așteptărilor tale. Îl poți învinovăți? Desigur că nu. Greșeala îți aparține – sarcina ar fi trebuit comunicată oficial, ideal în cadrul unui software de management de proiect, așa încât colegului să-i fie clar ce are de făcut. 

Înainte să începem să folosim Freelo în compania noastră, se întâmpla deseori ca un e-mail, trimis mai multor persoane din echipă, să fie înțeles greșit. Cu toții erau pasivi, crezând că altcineva se ocupă de sarcina comunicată în e-mail. Atribuind în mod transparent sarcina unei anumite persoane în Freelo, confuziile de acest fel pot fi evitate.

Jakub Kofroň, co-fondator al Beneficio Media

Ce câștigi atunci când creezi și deleghezi sarcini în mod corect?

Deoarece aproape 40% dintre proiecte eșuează din cauza cerințelor prost definite, este clar că această problemă nu trebuie subestimată. Deci, depinde de tine să înveți cum să atribui și să gestionezi sarcinile corect și să le pui în practică pentru întreaga echipă. Merită să acorzi atenție acestor aspecte și pentru că…

• economisești timp pe care îl poți investi în ceva mai important, iar prin urmare economisești și bani,
• minimizezi neînțelegerile și rezolvatorul nu va fi nevoit să-ți pună întrebări lămuritoare
• este puțin probabil să-ți scape vreo sarcină din vedere,
• o sarcină clar structurată, din care înțelegi exact ce ai de făcut, este cu mult mai abordabilă,
• scopurile se îndeplinesc și există mai multă coeziune în echipă, în urma unei sarcini finalizate.

Cum să delegi o sarcină în mod corespunzător?

Pune-te în pielea rezolvatorului sarcinii – gândește-te la întrebările pe care cu siguranță le-ai avea dacă ți s-ar atribui o astfel de sarcină și fă așa încât în cerința sarcinii să răspunzi la acestea. În același timp, nu uita să incluzi:

1. suficiente informații – de multe ori nici nu realizezi că doar tu cunoști anumite detalii. De aceea, ai grijă să nu omiți să le comunici și rezolvatorului. Cu cât este mai specifică sarcina, cu atât este mai probabil ca persoana responsabilă să o finalizeze exact conform așteptărilor tale.
2. termenul limită al sarcinii – atunci când avem un termen limită stabilit de altcineva, suntem mai conștiincioși în a finaliza sarcina la timp
3. model de procedură – ai la îndemână un set de pași de urmat în finalizarea unei sarcini? Sau poate chiar ai dezvoltat un întreg model? Atunci împărtășește și cu echipa, pentru a accelera ritmul de muncă! 
4. rezolvatorul sarcinii – ar trebui să fie întotdeauna doar unul singur, astfel încât să se înțeleagă clar cine este responsabil pentru sarcină la momentul actual.
   Atribuirea sarcinii unui rezolvator,  în aplicația Freelo.
5. prioritate – cât de urgentă este sarcina, dar și cât de importantă: este ceva de care rezolvatorul trebuie doar să scape pe moment, sau ceva de care ar trebui să-i pese cu adevărat și pe viitor

💡 RECOMANDARE: ATRIBUIE SARCINI PE CALE VOCALĂ SAU VIZUALĂ

Un proverb chinezesc spune că o imagine valorează cât o mie de cuvinte – la fel și o înregistrare video sau audio. Deliberează dacă ar fi mai eficient să explici sarcina în scris, cu ajutorul unei capturi de ecran, sau printr-un mesaj video/audio. În Freelo poți face toate acestea, fără a fi necesară vreo altă aplicație specială. 👇

2. Comunicare ineficientă

De ce o comunicare defectuoasă (sau chiar lipsa acesteia) poate fi o adevărată problemă?

Similar unei sarcini communicate în mod haotic, și comunicarea haotică în echipă se clasează în TOP 5 cauze principale ale eșecului unui proiect. Nu doar faptul că începi discuții despre sarcini în mai multe locuri (email, WhatsApp, Slack, la prânz…) cauzează haos, ci și nesfârșitul schimb de e-mailuri, rezultate în „RE:RE:RE…”

Sau, ca manager de echipă, nu comunici deloc și te aștepți ca echipa să deducă singură ce dorești. Dar lucrurile nu așa funcționează. 🙂

Ce ai de câștigat învățând să comunici în echipă?

În medie, este nevoie de 23 de minute pentru a te concentra din nou pe deplin, atunci când un coleg te întrerupe cu un simplu mesaj de chat. Sunt 3 ore pierdute pe zi, dacă primești un astfel de mesaj la fiecare oră, în timpul orelor normale de lucru.​​ Ce poți face ca manager, în acest sens? Întocmește reguli clare privind comunicarea (online) și favorizează comunicarea în cadrul unei platforme dedicate de project management, la care întreaga echipă va trebui să adere deoarece:

• petreci mai puțin timp comunicând și căutând informații (de exemplu, cu Freelo, fiecare membru economisește în medie 30 de minute pe zi),
• nu ești deranjat de discuții inutile și te poți concentra pe task-urile tale,
• poți găsi istoricul discuției într-un singur loc și poți reveni oricând asupra ei.

O dificultate pentru noi, atunci când lucrăm într-o echipă atât de mare, este șirul nesfârșit de e-mailuri. Ne pierdem, pur și simplu, în valul de mesaje: fiecare răspunde la o altă parte a firului de discuție și, în scurt timp, nu mai înțelegi cine ce-a zis. De aceea, am decis să luăm taurul de coarne și așa am ajuns la Freelo.

Jaromír Krpálek, manager al echipei de IT în Sanasport.cz

Sfaturi garantate pentru cum să comunici eficient

COMUNICĂ ASINCRON

Asta pentru că nu pui presiune pe un răspuns imediat și nu întrerupi concentrarea echipei, iar destinatarul are suficient timp să-ți răspundă. Este în regulă să clarifici lucrurile în persoană sau rapid, prin chat, dar rezumă întotdeauna rezultatul direct sub sarcină, în platforma de project management, pentru a nu se pierde lucruri din vedere.

STRUCTUREAZĂ-ȚI COMENTARIILE

Utilizează paragrafe, marcaje, numerotare, evidențiere – toate acestea îi ajută pe ceilalți să răspundă concret, pe anumite puncte, fără a omite ceva important.

UN SIMPLU „LIKE” POATE FI SUFICIENT

Sarcina se apropie de final, iar tu nu mai ai nimic de zis? Atunci poți doar să-ți exprimi aprobarea sau mulțumirea cu un simplu Like, la comentariul colegului. Astfel, nu mai scrii mesaje inutile, iar pe de altă parte, îi dai de înțeles colegului că ai recepționat și că ești de acord.

💡 SFAT: ÎNAINTE DE A DECIDE SĂ ÎNCEPI O DISCUȚIE CU UN COLEG, GÂNDEȘTE-TE DACĂ…

• o problemă similară nu a fost deja soluționată în trecut și dacă soluția problemei nu se găsește în discuția pe sarcină,
• nu cumva Google are deja soluțiile la problema ta.

3. Neprofitabilitatea proiectelor

De ce sunt unele proiecte neprofitabile?

Bugetul se epuizează rapid și nu înțelegi de ce. Aceasta nu este chiar o situație ideală, mai ales când dispui de un buget fix pentru proiect. Știi ce se întâmplă? Cel mai probabil risipești din resurse cu activități neprofitabile sau care chiar produc pierderi. De aceea, îți recomandăm să încerci să ajungi la miezul problemei – ai o imagine de ansamblu al timpului alocat fiecărei sarcini, de către echipa ta?;  ai prioritizat în mod corespunzător proiectul?

Ce ai de câștigat atunci când deții cu adevărat controlul asupra bugetului proiectului?

• vei ști, în sfârșit, în ce investești cei mai mulți bani și ce activități aduc venit organizației și ce activități nu merită continuate,
• vei ști cine petrece cât timp pe sarcini și dacă este eficient,
• vei ști cine din echipă contribuie la succesul proiectului și cine, pe de altă parte, trage proiectul în jos,
• poți interveni la timp când ceva nu decurge conform așteptărilor.

Datorită fișei de pontaj pentru sarcinile individuale din Freelo, știm în sfârșit cât timp alocăm fiecăreia și astfel analizăm dacă ar fi mai indicat să ne orientăm eforturile în alte direcții.

Pavel Černý, șef al departamentului de IT al Autocentrum BARTH

Cum să monitorizează și să nu depășești bugetul proiectului?

Imaginează-ți aplicația de management de proiect ca o casetă, pe care o completezi treptat cu toate informațiile despre proiect – o poți deschide oricând și o poți analiza sau face o revizuire completă a conținutului casetei. Totul într-un singur loc – inclusiv o imagine de ansamblu a bugetului alocat proiectului. În acest sens, îți vor fi de ajutor următoarele feature-uri… 👇

TIME TRACKING (PONTARE DE TIMP PE SARCINI)

Monitorizarea corectă a timpului alocat, prin funcția Time tracking, va indica cine a lucrat la sarcină, când anume, cât timp a durat și dacă a dat rezultate. Practic, cum funcționează? Pur și simplu declanșezi cronometrul chiar din cadrul (sau din dreptul) sarcinii, atunci când începi să lucrezi la ea. Vestea bună e că, împărțind sarcina în subsarcini, echipa poate monitoriza timpul pas cu pas. Când alegi un software potrivit de project management, poți ponta timp direct din platformă și astfel, poți, în sfârșit, renunța la aplicații precum Toggl sau Harvest.

Așa arată în aplicația Monday…

Și astfel pontează timp utilizatorii în Freelo…

SETEAZĂ TARIFUL ORAR, URMĂREȘTE RAPOARTELE ȘI STABILEȘTE BUGETUL PROIECTULUI

Când toți membrii echipei folosesc time tracking, monitorizarea costurilor întregului proiect e o nimica toată. Știi exact cât timp și bani ți-au mai rămas, dacă nu ai depășit bugetul și dacă nu ar fi mai bine să-ți revizuiești prioritățile proiectului, folosind metoda triplului imperativ. 

4. Roluri și competențe neclare

De ce competențele neclare sunt o mare problemă în companie?

Cine este responsabil pentru (eșecul) proiectelor tale – știi? 🤔 Dacă tu nu știi, atunci nici echipa ta. Astfel, vă puteți găsi în situații neplăcute în care:

• nimeni nu știe de ce activități este responsabil,
• rezolvatorii nu știu cu cine să se consulte, iar rezultate au de suferit,
• echipa nu știe câtă energie și timp să dedice sarcinilor individuale, așa că pierd timpul cu lucruri inutile,
• substituibilitatea oamenilor din echipă nu este stabilită, așa că sarcinile se împotmolesc atunci când cineva se îmbolnăvește sau pleacă în vacanță,
• echipa aruncă cu task-uri în stânga și-n dreapta, nimeni nu vrea să-și asume responsabilitatea, așa că sarcinile rămân doar pe jumătate finalizate sau deloc.

 

Care este câștigul când toți membrii echipei își cunosc rolul?

Știai că angajații dau mai mult randament atunci când își cunosc exact rolul, înțeleg ce competențe au, cât și ce competențe trebuie să-și dezvolte? Iată câteva adevăruri…

• oamenii îndeplinesc o sarcină mai atent și mai rapid atunci când știu clar că ține de responsabilitatea lor,
• nu vei mai auzi o scuză de genul „ X ar fi trebuit să facă asta”.,
• tuturor sarcinilor li se acordă doar timpul convenit cu echipa, economisind astfel timp și bani pentru activități mai importante,
• managerii de proiect pot economisi mult timp, deoarece membrii echipei știu care este poziția lor în proiect, ce pot decide de unii singuri și în ce privință trebuie să se consulte cu managementul. Se evită astfel micromanagementul.

Cum să stabilești care sunt competențele necesare și rolurile în echipă?

Primul pas ar fi să evaluezi toate skill-urile angajaților și să determini care dintre acestea trebuie perfecționate și care pot fi deja utile echipei și proiectului. 

Practicalitate? 👉 În cadrul unui software de project management, poți crea o notiță atașată la proiect, cu competențele și rolurile fiecăruia. Astfel, aceste informații vor fi mereu la vedere și le vei putea actualiza. 

Cum altfel poți contribui la o înțelegere adecvată a rolurilor și competențelor membrilor, așa încât echipa să devină și mai eficientă? 👇

TAG-UL ȘI ÎNDEPĂRTAREA UNEI PERSOANE ÎN / DINTR-O DISCUȚIE

Am menționat deja că sarcina ar trebui să aibă întotdeauna un singur rezolvator. Dar uneori trebuie să implici alți oameni în discuție. Sau chiar toată echipa…

💡 SFAT: NU-ȚI FIE TEAMĂ SĂ ÎNDEPĂRTEZI UTILIZATORI DE LA URMĂRIREA UNEI SARCINI

După și-au îndeplinit deja partea lor de responsabilitate asociată sarcinii, nu ar mai avea sens să fie deranjați de diverse notificări.

ISTORIC COMPLET AL DISCUȚIEI

Poți reveni cu ușurință asupra unei sarcini, chiar și ani după finalizarea acesteia. Astfel, vei putea combate mai ușor argumente din partea colegilor, precum: „Eu nu am fost implicat în așa ceva” sau „Cu siguranță nu am fost eu responsabil pentru asta”.

5. Nu a mai rămas timp pentru sarcinile importante

De ce nu reușești să-ți îndeplinești obiectivele cu adevărat importante?

Lista de sarcini este lungă, iar timpul scurt. Cu cât ești mai ocupat, cu atât ai tendința de a te concentra mai mult pe sarcinile urgente, cu un termen limită clar, indiferent de importanța lor – acest lucru se numește Mere Urgency Effect. Și astfel amâni mereu sarcini cu mult mai importante, doar pentru că acestea nu au un termen limită și presupui că-ți ocupă mai mult timp. Ce ai zice să te oprești pentru o oră, pentru a veni cu noi idei de marketing, de exemplu? Când ai făcut asta ultima dată? Învață să gestionezi mai mult decât simpla respectare a termenelor limită.

Ce obții când înveți să deosebești importantul de urgent?

Bineînțeles – nu neglija complet termenele limită fixate. Ele sunt importante. Acum depinde de tine să înveți să faci distincția între o sarcină urgentă și una importantă, cât să-ți și faci timp pentru toate. Permite-i echipei tale să procedeze în aceeași manieră, ca să…

• nu fiți împovărați cu o serie de sarcini importante nefinalizate,
• lucrați mai armonios și fără stres,
• dezvoltați un flux productiv de muncă,
• datorită termenelor limita, sarcinile se succed mai ușor și echipa este motivată să le îndeplinească la timp.

Cum să-ți faci timp, chiar dacă sunt multe sarcini?

FII PROACTIV CU SARCINILE IMPORTANTE

Pune o fereastră de o oră în calendar, în fiecare zi, pentru sarcini importante (nu neapărat urgente), și concentrează-te cu adevărat asupra lor. Pentru inspirație…

… Ei bine, probabil vei găsi o modalitate mai inspirată de a te concentra, decât Izolatorul. Ce ai zice, în schimb, să dezactivezi toate notificările din aplicație? 🔕

📈 CERCETĂRILE RECENTE ARATĂ CĂ ATUNCI CÂND ÎȚI PROGRAMEZI FERESTRE DE PRODUCTIVITATE:

• ești cu 14% mai eficient în gestionarea timpului
• ești cu 9% mai puțin copleșit de sarcinile de muncă
• îți crești capacitatea de lucru, respecți termenele limită și rezolvi sarcinile importante mai rapid cu 12% 

SETEAZĂ TERMENE LIMITĂ PENTRU SARCINI

Atribuie sarcini membrilor echipei și stabilește termene limită pentru finalizare. Fii la fel de „dur” și cu tine însuți. Acordă-ți termene limită pentru toate task-urile, pe care știi că de altfel le-ai amâna.

Setarea de termene limită se face din doar câteva clicuri, într-un software de gestiune de proiect.

În Freelo, poți seta termene limită chiar și pentru subsarcini.

Toate sarcinile sunt apoi introduse automat în calendar, unde le vei avea ca în palmă.

MONITORIZEAZĂ ÎNDEPLINIREA SARCINII

De exemplu, poți să-ți urmărești ușor sarcinile pe baza filtrelor. În acest fel, poți vizualiza sarcinile în funcție de termenul limită, de modificările aduse termenului limită sau în funcție de stadiul de finalizare al sarcinii.

Demonstrație de filtrare, în Freelo.

SETEAZĂ MEMENTO-URI PENTRU SARCINI

Pentru a te asigura că nu-ți vă scăpa din vedere o anumită sarcină, setează-i un memento. Acest lucru este foarte simplu de făcut într-un software de gestionare a proiectelor, și chiar mai practic decât setarea unei alarme pe telefon sau marcarea în calendar, nu crezi? 🙂

UTILIZEAZĂ OPȚIUNEA DE SARCINI RECURENTE

La fel de utile sunt și sarcinile recurente (sau repetitive) – le poți folosi pentru activitățile pe care le derulezi în mod regulat: întâlniri săptămânale, campanii anuale de marketing, situații financiare, etc.

Echipa noastră apreciază faptul că în Freelo putem să setăm o anumită activitate ca fiind recurentă. Astfel, nici măcar contabilii nu mai trebuie să-și facă griji cu privire la ratarea termenului limită fiscal.

Michal Polesný, CFO la Fruitisimo

Trello, de exemplu, rezolvă sarcinile repetitive cu ajutorul a ceea ce se numește repetition card.

6. Slabă delegare a muncii

De ce este delegarea muncii absolut necesară pentru un proiect de succes?

Vrei să ai o imagine de ansamblu asupra tuturor sarcinilor din cadrul proiectului, să controlezi toate micile rezultate ale echipei tale și preferi să te ocupi singur de cea mai mare parte a muncii. Știi cum se numește acest lucru? Micromanagement. Te gândești că „nimeni nu va face asta în locul meu” sau „nimeni nu o va face mai bine decât mine”? Și atunci pentru ce ai la dispoziție o întreagă echipă de oameni calificați? 👀

Semnificația cuvântului delegare ➡️ A delega îndatoriri, responsabilități și autoritate altcuiva. Se folosește în special în domeniul managementului.

Ce obții când începi, în sfârșit, să delegi munca către colegi?

Îți dai toată silința, dar volumul de sarcini continuă să crească, în loc să scadă. Ce poți mai mult face în această privință? Ceva destul de simplu – să începi să delegi altora din sarcinile tale, pentru că astfel…

• îți eliberezi timp pentru activități mai importante,
• transmiți echipei că ai încredere în ea,
• vei avea o perspectivă mai generală asupra proiectelor derulate,
• te vei concentra pe principalele probleme și vei putea evalua posibilele riscuri.

Cum să delegi munca în mod eficient?

Cheia, desigur, e să alcătuiești o echipă de proiect solidă, în care ai încredere și despre care știi că va îndeplini sarcinile cel puțin la fel de temeinic ca tine. După acest prim pas, delegarea devine floare la ureche. Iată și câteva funcționalități disponibile într-o platformă de gestionare a proiectului, care, de asemenea, îți vor fi de ajutor în procesul de delegare a muncii:

ȘABLOANE PENTRU PROCESE REPETITIVE

Ar putea cineva să preia rapid ștafeta? Șabloanele garantează o înlocuire ușoară.

Ca organizație non-profit, nu avem mulți bani. Trebuie să ne suplinim unii pe alții și să improvizăm. Ne împărțim sarcinile, dar în orice moment cineva poate fi nevoit să preia conducerea. Asta nu mai este o problemă acum, mulțumită lui Freelo.

Nikol Burešová, fondatoarea organizației nonprofit Pet Heroes

Acestea sunt ideale, în special, pentru sarcinile care se repetă în mod regulat și pentru care ai deja un proces funcțional bine stabilit.

Creezi pur și simplu sarcini, pornind de la un șablon predefinit. Un model de șablon în Freelo care ajută echipa FotoŠkoda să nu uite nimic important atunci când lansează un nou produs de TOP.

Treptat, îți vei construi o galerie de șabloane (templates), ce îți vor permite să delegi sarcini, dar să și menții procesele funcționale din cadrul companiei și să le îmbunătățești în mod constant.

PUȚINĂ TEORIE: 👩🏻‍🏫 LEAN MANAGEMENT ÎNSEAMNĂ…

…o metodă de management care are ca scop reducerea risipei de resurse și, concomitent, obținerea de rezultate mai bune din activitățile companiei. Așa-numitul manager de tip Lean se ocupă, printre altele, de optimizarea proceselor, astfel încât acestea să fie cât mai funcționale, pentru a economisi timp și bani.

7. Pierzi din vedere proiectul

De ce este haosul în sarcini o problemă și pentru psihicul tău?

Pierzi din vedere ce sarcini au fost atribuite și finalizate și, prin urmare, nu mai înțelegi nici în ce stadiu se află proiectul? Nu mai există workflow, nu știi la ce s-a lucrat, nu ai ordine în priorități – este pur și simplu un haos care nu-ți mai dă pace.

Obișnuiam să avem sarcini de lucru împrăștiate prin diverse documente sau e-mailuri. Freelo ne-a ajutat să creăm proiecte separate, să definim sarcini individuale și să le organizăm în liste To-Do. Acest lucru ne-a permis să ne coordonăm mai ușor activitățile zilnice și să comunicăm eficient, în cadrul echipei.

Romana Kohoutová, manager în dezvoltare strategică, Grizly.cz

Ce obții atunci când printre sarcini domnește ordinea, în locul haosului?

Dacă gestionezi corect proiectul (sortarea sarcinilor pe liste, atribuirea de rezolvatori, setarea de termene limită,…), folosind un instrument de project management, nu te vei mai confrunta cu haos. Practic…

• derularea proiectului va fi accelerată prin prioritizarea și organizarea tuturor activităților,
• tot ceea ce este important va fi întotdeauna la vedere,
• vei dispune de un set de reguli clare, care ușurează munca de zi cu zi.

Cum îmi fac ordine în sarcini?

AFIȘAREA SARCINILOR – KANBAN/PE RÂNDURI

Vizualizarea Kanban (vizualizare pe coloane) este deosebit de populară printre managerii care gestionează proiecte în mod agil. Kanban ajută la vizualizarea mai optimă a întregului proiect. Poți avea sarcinile împărțite pe coloane, precum: În curs de desfășurare, În așteptare, Finalizate –  sau îți poți personaliza coloanele, în funcție de nevoile tale.

Yachters Baby au folosit Kanban pentru a organiza task-urile pe săptămâni.

Unii, însă, preferă vizualizarea pe rânduri a sarcinilor:

STABILIREA PRIORITĂȚII SARCINILOR

Pentru ca echipa ta să știe ce sarcini să prioritizeze, trebuie doar să le stabilești prioritatea corectă – mică, medie sau mare. De exemplu, în Freelo poți utiliza triunghiurile cu semne de exclamare, de culori diferite:

ETICHETE PENTRU SARCINI

Cu ajutorul etichetelor, poți ține ușor evidența sarcinilor și a proiectelor: marchează sarcinile ca fiind în curs de desfășurare sau urgente, organizează-le pe echipe – de marketing, IT, HR etc.

8. Meeting-uri neproductive

De ce sunt ședințele prost moderate o problemă pentru întreaga companie?

Nu ezita să-ți aloci un moment din timpul de lucru, pentru o analiză mai detaliată – ce părere ai despre ședințele frecvente ale companiei? Și cum crezi că le percepe echipa? Presupunerea noastră e că…

• sunt inutil de lungi,
• participă la ele și persoane care nu sunt avizate,
• te prezinți la ele adesea nepregătit și încerci să o scoți cumva la capăt,
• nu se ajunge la nicio concluzie concretă,
• subiectul ședinței se abate de la ordinea de zi inițială și apare haosul.

 

Ce ai de câștigat atunci când îți schimbi abordarea față de ședințele de echipă?

Plictisitoare, neproductive și, de fapt, destul de inutile – potrivit sondajului, 71% dintre ședințe sunt percepute astfel. De aceea, în calitate de manager, trebuie să te asiguri că aceste ședințe au loc doar atunci când sunt impetuous necesare și pot ajuta ca proiectul să avanseze.

Motivația pentru tine ar putea fi că…

• întâlnirile vor fi mai rapide și nu vor reține pe nimeni de la munca sa,
• meeting-urile vor rezulta în concluzii mai clare,
• vei obține idei, feedback și perspective diferite, care îți vor fi de folos,
• poți evalua dacă activitățile la care lucrați sunt (ne)benefice pentru proiect.

Datorită aplicației de project management, conducerea știe, în sfârșit, la ce se lucrează și  ce trebuie finalizat. Ședințele sunt utile, rapide și eficiente – am scăpat și de micromanagement. Fără niciun dubiu, Freelo ne-a fost de mare ajutor.

Monika Martochová, co-fondatoare la Talentwork

Cum să organizezi meeting-urile pentru a fi eficiente?

PREZINTĂ-TE LA ȘEDINȚĂ PREGĂTIT

Știai că, dacă organizezi o ședință conform unei agende pregătite dinainte, durata acesteia poate fi redusă cu până la 80%? Așadar – pregătește o listă de subiecte de discutat și împărtășește-o în prealabil cu colegii tăi.

CREEAZĂ NOTIȚE DIN ȘEDINȚĂ, PENTRU ÎNTREAGA ECHIPĂ

Pentru ca ideile și observațiile importante să nu-ți scape, creează notițe pe baza celor discutate în ședință. Dacă ședința este mai amplă (de exemplu, trimestrială), creează o întreagă listă To-Do dedicată ședinței, în care poți insera direct sarcinile care rezultă din ședință, inclusiv rezolvatorii.

Pentru și mai multă practicalitate, îți recomandăm să atașezi notița la lista de sarcini dedicată meeting-ului.

SPRINT-URI ȘI STANDUP-URI CU ECHIPA

Sprint-ul este, de regulă, un document, în care se rezumă munca depusă în cursul a 1 – 4 săptămâni și se clarifică sarcinile planificate pentru perioada următoare. Toate sarcinile și notițele sunt introduse, în prealabil, în aplicația de gestionare a proiectului, pentru ca echipa să le poată revizui. În acest fel, nu trebuie să intri în profunzimea lor în timpul ședinței, ci doar să lămurești rapid dacă totul este clar.

9. Ideile se uită

De ce faci greșeala de a nu mai reveni asupra ideilor tale?

Știi cum e…întotdeauna apare ceva „neașteptat” de care trebuie să te ocupi imediat, încât ajungi să uiți de ideile pe care le aveai de pus în practică înainte de acel moment. Să spunem că e vorba de idei pe care ți le-ai notat rapid undeva, când te-a cuprins un val de inspirație, dar de care, în cele din urmă ai uitat. Problema e că aceste idei sunt, adesea, importante – ele au putut fi, de exemplu, soluția la problema limitării resurselor dedicate unui proiect, sau la cea a comunicării defectuoase în cadrul echipei. 

Ce ai de câștigat atunci când îți organizezi ideile într-o aplicație de project management?

Și iarăși o luăm de la capăt – sarcini importante vs. urgente? Fie că tu ești cel care preia ideile în permanență, fie că le delegi colegilor într-o aplicație de gestionare a proiectelor, avantajul rămâne acela că…

• toate ideile și know-how-urile vor fi disponibile laolaltă și vei putea oricând reveni asupra lor,
• echipa se poate implica în găsirea de idei și le poate adăuga direct în aplicație – astfel, le dai oamenilor sentimentul că sunt cu adevărat implicați în conducerea companiei. Acest lucru îi va face să-și dorească în mod natural să aibă o contribuție, să fie mai dedicați și mai productivi. 

Cum poți gestiona ideile pentru a nu se pierde?

Îți recomand să-ți pui toate ideile în Freelo și să revii asupra lor, la momentul potrivit.

Valérie Klosová, fotografă freelancer

Recomandare utilă – folosește platforma de project management ca pe un depozitar de idei. Poți să-ți treci ideile în notițele de proiect și să-ți programezi o zi, în fiecare lună, în care să revii asupra lor, pentru a le sorta în sarcini separate, cu termene limită. 

…. Sau poți dedica un întreg proiect sau o întreagă coloană Kanban (listă de de sarcini) acestor idei. Astfel, poți crea o sarcină pornind de la o idee, după care îi poți atribui un termen limită și un rezolvator, pentru a te asigura că ideea nu ajunge pe apa sâmbetei.

10. O echipă slab motivată

De ce este o problemă o echipă demotivată?

Două întrebări pentru tine…

• Compania, pe care o reprezinți, are o identitate și cultură bine definite, după care echipa să se poată orienta?
• Poți pune la dispoziția noilor veniți toate materialele informative necesare, astfel încât aceștia să-și găsească singuri răspunsurile la întrebări, fără a fi nevoiți să-i deranjeze pe ceilalți colegi?

Nu? Acum poate că realizezi de ce te confrunți cu haos și de ce echipa nu se simte suficient de motivată.

Care sunt beneficiile pentru un proiect, atunci când echipa este motivată?

Ecuația este simplă: echipă motivată = echipă productivă. Studiile au arătat că angajații implicați corespunzător au performanțe cu 20% mai bune. Acest lucru înseamnă că aceștia caută în mod activ modalități de a-și face treaba mai eficient și se implică în lucruri care depășesc rolul lor. Nu sună deloc rău, nu-i așa? 🙂

Motivația pentru tine ar putea însemna că…

• echipa are un atașament emoțional față de companie și, prin urmare, se simte responsabilă și de prosperitatea ei,
• în cadrul echipei este o atmosferă plăcută, ceea ce face ca toată lumea să lucreze mai ușor,
• oamenii vor dori să lucreze pentru tine și vei găsi mai ușor noi candidați,
• o echipă motivată lucrează mai eficient, economisind timp și bani.

Implicarea individuală într-un efort de grup este ceea ce face ca o echipă, o companie, o societate și, practic, o întreagă civilizație să funcționeze.

Vince Lombardi

Cum să motivezi oamenii?

Desigur, motivarea angajaților nu se face peste noapte. Este vorba despre construirea încrederii reciproce și a transparenței, pe termen lung. Cum să reușești acest lucru?

DEFINEȘTE CULTURA COMPANIEI

Realizează o descriere a viziunii și obiectivelor companiei, ce valori reprezintă, ce stil de comunicare folosește. Alege o conduită în conformitate cu acestea. Nu uita nici de importanța feedback-ului regulat din partea colegilor, de preferat în cadrul sesiunilor individuale. Și nu în ultimul rând – alege oamenii potriviți pentru echipă.

NU UITA ZILELE DE NAȘTERE ALE CELOR DIN ECHIPA TA

Sărbătorile, aniversările companiei, sfârșitul unei perioade de probă – trece-le pe toate ca sarcini recurente, în platforma de gestionare a proiectelor, pentru a nu uita de ele. O astfel de atenție le aduce membrilor echipei sentimentul că fac parte dintr-o familie,  și prin urmare se vor simți mai implicați și mai motivați să lucreze cot la cot.

CREEAZĂ UN PLAYBOOK AL COMPANIEI, PENTRU NOII VENIȚI

Pregătește un document în care explici anumite detalii interne – ce tip de comunicare preferați (sincronă, asincronă), dacă este sau nu cafeaua din birou gratuită, dacă prânzul îl luați la comun, și așa mai departe. Te scutește de o mulțime de întrebări din partea noilor veniți și, prin urmare, nu irosești nici din timpul tău, nici din timpul celorlalți din echipă. Poți comunica toate noutățile și schimbările către echipă, direct într-o aplicație de gestionare a proiectului.

Demonstrație de comunicare în Freelo.

🐻 În concluzie: 10 motive pentru care magazinul online Grizly.cz a ales Freelo pentru managementul de proiect

1. O platformă de teamwork simplă de navigat și folosit,
2. ușor de implementat în flow-ul de muncă,
3. în limba română/engleză/cehă/spaniolă/etc.,
4. disponibilitate atât pe desktop, cât și pe mobil,
5. familiarizate rapidă a echipei cu aplicația,
6. toate sarcinile într-un singur loc,
7. posibilitatea de a crea noi sarcini, direct din e-mail.
8. se pot stabili proceduri de lucru și șabloane, pe care toată echipa le poate accesa,
9. delegare ușoară a sarcinilor către colegi,
10. posibilitatea de a prioritiza sarcini și de a le organiza/muta între diverse liste de sarcini (liste To-Do).